公司内部文件保密管理制度

为加强公司文件数据安全管理，防止公司保密资料外泄(产品技术性图纸、研发资料等)，防止数据泄密事件的发生，特制定本公司内部文件保密管理制度。

一、适用范围

本规定适用于与公司业务相关的所有纸质和电子文件的保密管理。

二、管理人员定义

文件管理员:指在管理和控制范围内负责授权文件的创建、分发、维护和使用的人员。

工作相关性原则:员工只能访问与其业务相关的文档。

最小授权原则:当文档被授权给其他人使用时，最少的人将被授予最少的权限来使用它。

受控审批原则:当未授权范围内的员工需要使用文件时，必须有严格的审批解密流程。

机密文件:分为绝密、机密和机密的文件。

三、管理原则

3.1文件管理应遵循工作相关性、最小授权、批准和受控批准的原则。

3.2公司文件和材料必须分级和标记。

3.3对于内部公开文件，各部门应根据实际情况实施保护措施。

3.4公司文件必须根据保密等级严格执行相应的控制和安全措施。

3.5如发生公司文件泄露等安全事件，文件经理应按照相关规定承担责任。

3.6公司安全组织负责组织对各单位执行本规定情况的审核。

四、内容加密及相关措施

4.1 文件加密授权程序

1.分类:公司已通过安企神软件系统DEM系统对企业内部文档做全盘加密，根据文件的敏感性，披露、错误或不可用对公司业务的影响。公司的文件分为四类:绝密、机密、秘密和内部披露。有关分类的具体说明，请参见《信息资产分级管理规范》。一些公司文件的分类示例见附件b。

2.保密期限:除特殊规定(如公司对外发布的财务报表)外，保密期限不超过15年、10年和5年。未规定保密期限的，应当确定为绝密15年、绝密10年、绝密5年。保密期限的开始日期从文档创建或发布的日期开始。

3.授权范围:机密级(含机密级)以上的文件必须明确注明分发范围，如员工姓名或具体职位或职位；如果分配范围是针对特定职位或工作，则必须验证特定职位或工作的人员列表的准确性。

4.文件分类授权程序如下:起草人根据公司相关规定制定分类、保密期限和授权范围意见。绝密文件的分类授权必须经公司二级以上领导批准，绝密文件的分类授权必须经公司三级以上领导批准，绝密文件的分类授权必须经公司四级以上领导批准。如果分类或保密期限发生变化，需要根据分类授权程序重新批准。文件加密授权审批表见附件三。

4.2 文件标识要求
1.公司文件必须包含公司标识、分类标识和知识产权声明的相关内容。保密标识的格式为:保密▲(保密期限)。

2.文档标题的左上角必须有公司标志，标题的右上角必须标明其分类标志。同时，文件必须包含公司版权声明的内容。

3.通过公司信息系统以固定格式打印的文件(包括但不限于合同和材料清单)必须有公司标识和相应的分类标识。

4.公司文件的具体标识见附件A。

4.3 保密文件的保管和归档

1.每位员工只能拥有与其工作相关的机密文件，禁止通过非正常渠道获取公司或部门的机密文件；禁止未经授权复制机密文件。

2.机密或绝密文件必须存放在有完整安全措施的设备中。备份文档的安全措施等同于源文档的安全措施。

3.无人看管时，机密或高级纸或文件介质应上锁并保存。

4.机密或以上级别文件的用户和管理人员发现文件可能泄露时，必须立即向四楼或以上的主管或安全管理部门报告。

5.以上机密文件仅供文件管理员和授权用户本人使用，授权人不得再次授权。

6.各部门应指定专人每月对本部门的机密或绝密文件进行一次检查、清理和归档。任何损失应及时发现，并向部长和其工作单位的信息安全主管报告。绝密文件如有遗失，应报安全管理部门备案。

4.4 机密文件的传输

1.事业部(康迅)和中心(办公室和学院)的文件所有权归公司所有。打印后，任何人不得使用软盘、u盘、移动硬盘和其他移动存储设备进行复制或取出。

2.未经公司四级以上领导批准，严禁将公司机密级文件交给任何其他未经授权的人员(包括公司人员和非公司人员)；未经公司三级以上领导批准，严禁将公司机密文件交给任何其他未经授权的人员。未经公司二级以上领导批准，严禁将公司绝密文件交给任何其他未经授权的人员。

3.未经公司主管领导批准，所有机密级别以上的文件不得在公共论坛上发布或传播。

4.当在外部论坛上发表论文或学术观点时，个人应该直接引导检查，看是否有分类内容。

5.当共享或发送机密或绝密信息时，公司必须使用文件安全控制系统。以其他方式发送的，应经公司所在单位至少四层以上的主管批准，并报公司所在单位的信息安全主管或安全管理部门备案。

6.绝密文档不能作为电子邮件附件发送。

7.发送纸质保密和绝密文件时，应密封信封并做好传输记录。

8.无论机密文件是否以任何方式(电子或非电子)发送，应尽可能保证直接送达收件人，不允许任何第三方(个人、组织或系统)；如需通过第三方，应事先通过安全鉴定确认第三方的可靠性。

4.5 机密文件的删除和销毁

1.除非得到文件经理的批准，否则员工不能保留与其当前职位无关的机密文件。

2.员工离开原岗位(包括辞职)并完成工作交接后，所有与原岗位相关的保密文件应删除或销毁。

3.如果需要销毁，文件管理员必须使用可靠的技术措施和适当的设备(如碎纸机)来销毁。

4.在将计算机转移给公司其他员工之前，部门应指定人员对硬盘进行格式化。在计算机转移到公司之外之前，硬盘应该进行低级格式化。

5.在复印过程中，丢弃的机密文件必须销毁，如复印效果差的纸张和未完成的纸张。

4.6 机密文件的复制、打印和复制

1.将机密或绝密文件复制到可移动存储介质，如u盘、光盘、MO、磁带等。必须经部门负责人批准，指定专人操作或监督操作，并进行登记，见附件D

2.打印机密以上的文件时，应有人在打印机旁等候，打印后立即拿走打印的副本。

3.复印上述机密文件时，应有人在复印机旁等候，复印后立即拿走原件并复印。

4.7公共场所和对外交流

1.绝密文件必须在公共场所随身携带并妥善保管。

2.当你在非公司的办公室工作时，比如从酒店出去，如果你真的不能随身携带，你应该把你的笔记本和机密文件放在一个机密的柜子里。或当条件满足时，应由公司内可靠的人员保管。

3.员工出差时不允许携带机密文件。

五.审计

安全管理部和各事业部、中心(办公室、学院)的安全小组负责审核本规定的执行情况，对违反本规定的人员按公司相关奖惩制度进行处理。

本规定由总经理办公室安全管理部门负责解释和修订，自发布之日起施行。