企业个人文档管理的现状分析

2022-07-08

企业文档管理的现状分析

2022-01-23 石家庄安企神电子科技有限公司

个人移动办公和企业办公自动化的迅速发展，文档管理工作出现新的变化和考验。

一：文档管理从纸质管理向数字化管理转变

总所周知过去的文档管理，个人文档：每人办公桌上一个个大大的文件夹，放着所有与工作相关的文件。公司文档：需要专门的档案室来保管企业的内部文档，在空间超大的办公室放上书架，档案室人员对文档资料进行编号整理，调阅时根据编号查找。这种方式带来文档容易损坏、丢失、查找不方便、随意翻看不易管理等诸多问题。

与传统文档相比，电子文档具有方面查找、修改、权限控制、分享借阅等特点。

二、海量数据的检索与权限管理。

当海量的文档零散的存在员工的电脑硬盘或者公司的服务器上的时候，带来了数据安全和完整性的考验。文档数据的随意拷贝，文档修改次数过多，随着时间的推移无法确定最终版本，并且在海量文档里搜索效率很低，不能对文档内容做查询。

公司服务器上的文档无法细分使用权限，很难实现能上传，不能下载，不能修改编辑等权限控制，这些都给文档的可控性管理带来了难题。

三：文档使用的安全问题

　　电子文档通过网络在传输过程中随时存在被感染的风险，文档在计算机中生成处理，所以电子文档受到网络和计算机的双重威胁。在一方面遭受网络黑客、木马、恶意插件侵犯，一旦中了勒索者病毒，所有加密文档都无法正常使用了；另一方面文档在储存的时候我们习惯用优盘进行拷贝，电子邮件互发，谁又能保证这些操作是安全的，文档没有数据备份，一旦发生不测数据将一无所有。

四：文档容易造成商业机密的泄露

　　传统的文档管理员可以对借阅文档资料的员工进行权限设置，销售部的员工不可能借阅到生产技术的流程图和核心技术的文档，并且不同部门的文档都分开保管。当代企业网络的开放性，公司利用共享服务器的方式共享企业内部文档，人人都能看到内部资料，这无疑是很危险的。难怪现在法庭上关于商业机密泄露的案件越来越多。

五：文档的版本信息和维护变得异常艰难

　　传统的文档以纸质形式的存在，上面落款均有编辑者姓名，印章和字迹，核查工具虽然较为繁琐，但是文档资料真实可靠。电子文档信息内容和承载体可以分离，被增删、修改后可不留痕迹，可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，在不同时期会产生各个历史版本。员工甲把资料传给员工乙后，删除了此文档，员工乙无意中不小心也删除了文档，那这篇文档就需要重新编辑，大大的浪费人力资源。恶意删除文档的现象也不是不存在。

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