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在现实工作中，我们经常和企业外部的单位或者个人，发送一些企业内部的文档或者图纸，进行工作上的沟通和交流，而本企业又担心外发出去的图纸或者文档，被对方随意的扩散，造成数据泄密事件的发生，对于这种使用场景，安企神建议可以通过以下几种方式来解决：
1、发送的办公文档，如果涉及到公司经营的敏感信息，需要进行数据脱敏后发送，如果可行，并添加上公司水印，备注上涉密追责等信息。
2、发送的图纸文档，没有十分必要的情况，严禁发送二维或者三维原图，用于外协加工的图纸，可以把二维CAD图纸转换成PDF格式发送。
3、对于涉密的图纸文档在发送的时候，可以先通过安企神加密软件加密，在加密后的文件上，设置外发的权限控制，比如使用时长，打开次数超过此限制后，就自动销毁无法使用。这样发送出去的图纸文档，就不用担心对方二次扩散泄密了，因为这些文档只能在他们的电脑上使用，并受此限制，他们转发给别人，在别人的电脑上是无法打开此文档的。
4、还可以把需要外发的图纸文档，放到安企神文档管理系统里，通过把此文档的链接分享出去，这样对方只能通过此链接查看文档，并不能下载或者传播此图纸文档，才能达到防止外发图纸文档泄密的效果。
总结，外发的文档一定做好脱敏审核，符合外发标准的文档才能外发，并且涉密的图纸文档外发，要设置外发的使用时效性，防止对方二次传播泄密的可能性。
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