企业如何用加密软件防止文件外发泄密？

2022-07-08

我们详细介绍过如何通过安企神文档加密将散落在各处的机密文档加密存储。随着企业信息化的发展和业务的扩大，对外合作日益增多，越来越频繁地需要和大量业务伙伴之间进行文件数据交换，如：向供应商提供产品设计图纸，向甲方提供设计方案…文档加密后会面临一个问题：需要外发的文档怎么处理？

我们继续探讨在安企神文档加密系统中，如何保证外发文件在外的使用安全，防止二次扩散泄密。

首先，通过合规的解密审批流程

在很多情况下，企业的密文需要解密后外发，如果直接赋予员工解密权限，企业可能会面临严重的数据安全风险，所以在文件解密的管理中可以根据不同的文件类型、文件大小制定不同的安企神审批流程。

在近日的版本更新中，我们进一步完善了文件审批解密的规则，通过解密配额设置，可以限制员工每天提交申请的次数以及文件数量，解密后的文件在指定时间后会自动加密，形成一个完整的文件审批解密闭环管理。

通过邮件白名单与可信人员交互

邮件白名单的功能旨在某些员工在发送或接收邮件时，无需再单独对密文做解密处理，在安全的办公环境下，提升效率。白名单范围的邮箱地址通过Foxmail、Outlook等邮件客户端发送密文时，可以自动解密。此外，支持发送密文邮件时进行审批，审批通过后发送邮件并解密文件。

通过文件安全外发控制外部人员的文件使用权限

关于设计图纸泄密的案例屡见不鲜，不论是内部泄密还是外发出去之后由第三方合作伙伴泄密，都给企业带来了严重的危害，安企神文件安全外发可以将密文制作成外发文档，并对外发文档进行使用权限控制。

限制使用人员：安企神外发文件查看器可以授权绑定指定的外部终端，限制外部人员只能在特定终端打开外发文件，同时辅以密码校验，避免无关人员查看。

限制使用权限：在打开文档时显示水印信息，禁止截屏、复制、打印是有效防止外部人员窃密的技术手段。

过期自动删除：对文件打开次数，使用期限做出控制，防止机密资料在对外合作结束后被继续使用。

详细审计文件外发行为

不管是员工何时提交了文件解密申请、将解密后的文件通过微信等即时通讯软件外发、或者发送了一封电子邮件，在安企神的监管下，所有行为都有迹可循，直观的了解文件传输动态，及时发现违规泄密行为。

最后，企业业务的多样化，在一定程度增加了企业信息安全管理的难度，但是只要在源头对企业数据建立严格的保密措施，遏制泄密行为，就可以轻松应对。如果你的企业有防泄密需求，请与我们取得联系，我们会为你提供完善的企业数据安全解决方案。

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