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企业文件和图纸这类知识产权一旦被外发窃取，将对企业造成巨大的损失。虽然人、钱、物的把守已然是企业防止知识产权流失的首要举措，但因防窃技术的不断更新，纸质文件和图片等易受动物破坏的物理记录，近些年也表现出越来越不安全。因此，正确的文件外发防御技术是关键。
首先，对文件赋权能够有效地防止文件外发。注册合法用户、黑白名单设置、记住访问权限，能实现根据文件的等级及员工的角色给文件外发赋予不同权限，有效防止被盗取。
其次，安装安全管理系统，加强权限审核与经验控制，防止文件外发滥用。特别是当某些企业可能存在外发滥用的风险时，应建立安全管理制度，对详细的文件外发信息和去向进行审核，并增加附件内容检查，禁止内部离职之后仍然有外发权限，以免被外泄。
再者，建议制定严格的数据访问权限制度，确保仅具备安全等级的文件和图片等信息可通过管理员对具有访问权限的部门渠道正确传输，以增强证书认证的安全度。
最后，多介绍有关的文件安全政策，规定文件外发的危害性，要求职员需要本人授权大度外发任何有关的文件，任何越级擅自外传无权外发的文件将视为盗版并处以严厉处罚。此外，可以防止此类文件外发窃取行为的发生，也可以加强企业知识产权保护。
企业文件外发保护是企业知识产权保护中不可或缺的重要内容，针对文件外发窃取规范权限控制是最有效的防御技术。唯有明确规范并加以执行的情况下，企业的文件和图纸才能获得最有效的保护，从而实现防止知识产权流失的目标。
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