为什么企业需要部署文档安全管理系统？

2023-06-03

最近收到许多用户关于文档管理的提问：为什么许多同行都在使用企业文档安全管理系统？什么样的企业需要入手这种系统？它真的能解决企业内部对文档管理的各种需求吗？

要想做到文档防泄密的同时还能有效灵活的解决文档管理问题，推荐使用我们的安企神云文档安全管理系统，可以对企业内部文档的统一集中存储、安全共享、权限管控、日志审计、移动办公等进行一站式管理，解决企业对文档安全管理的各类需求。

1、对文档集中管理：

通过对内部文档的统一集中管理，解决企业内部文档存储散乱，无法高效利用的问题。提供个人文档区、公司文档区和网络共享区，分区进行文档分类管理；也可以为业务相对独立的各个事业部设置相对独立的工作区，保证业务的独立性。同时为文档共享、检索、安全管理等奠定了基础。为了实现海量数据的集中存储，系统采用分布式存储服务，以便企业未来可按需进行存储性能扩展。

2、对文档安全管理：

任何一份文档都会有一定的使用范围和不同用户的使用权限。对此，云文档管理系统采用角色管理+用户角色分配+文件夹权限设定配合的方式进行权限控制。根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。

3、文档高效协作：

为了实现高效的协作办公，企业内部员工之间可以通过文件共享方式进行协作办公，区别于普通的windows共享，用户可灵活控制共享文件的协作对象和操作权限。同时，系统提供共享消息智能提醒功能，对方可第一时间收到共享消息提醒，当对方查阅共享消息后，用户可接收到共享回执记录，从而明确共享消息已发送且对方已收到。

安企神云文档安全管理系统将文档管理系统自身功能，嫁接到云技术之上，让云存储作为系统存储服务器，这样不仅可以省去自身购置服务器的费用，还可增加企业自身相关数据的安全性，将文件保存在更加稳妥的地方。企业在搭建了自己的私有云存储平台后，文档存储与管理就进入全新的模式，能够有效实现企业文档资源的管理和利用，满足业务部门的需求，降低企业的IT成本，提高业务效率。