word文档分分钟快速排版（部分快捷键的使用）（收藏）

2024-10-25

很多朋友在word文档中进行格式排版时，都会花费大量精力和时间，并且，在格式排好后再进行增删减，可能会打乱格式，花费大量时间，这篇文章，将介绍一些快速排版的方法。

1.ALT+N快捷键，打开导航窗口，能够一目了然看见文档的各级标题，在后期修改时能够直接点击跳转到相应的章节内容当中。

导航窗口

2.选择格式相似的文本工具的使用（标题格式的快速排版）

进行多文字编辑时，可能会设置一级标题（快捷键ALT+1）、二级标题（快捷键ALT+2）、三级标题（快捷键ALT+3），我们可以直接通过快捷键进行标题格式设置，这种方式方便快捷，而且还有更重要的一点好处就是：批量进行同种标题格式的设置与修改，举个例子：在进行一级标题的设置时，将光标放在任意一个一级标题中，然后选择菜单栏中的开始——选择——选择格式相似的文本，这样，所有的一级标题都被选中，这样可以进行批量操作（PS：必须所有一级标题的格式要一模一样，因为“选择格式相似的文本”工具只能选择同格式的字体）二级标题、三级标题以及图表标题的格式也可以，只要进行大量修改的文本，都可以用这种方式。

菜单栏中的选择工具

选择格式相似的文本工具

选择格式相似的文本gif

3.页眉的设置

双击页面上方，可以快速进入页眉的设置。但是页眉的设置有多种形式，下面我们主要进行常见的几种形式进行说明。

（1）页眉是每个章节的一级标题。部分朋友在设置这种页眉时是每个章节末尾插入一个“分页符（下一页）”，且要一个一个去插入页眉，万一进行修改，也会非常麻烦，需要手动逐个进行设置，下面，我们介绍一个非常简便，且后期进行增删减的修改，页眉也能保证是当前一级章标题的名称。

双击页面上端进入到页眉设置状态后，点击菜单栏中的插入——文档部件——域，将左边的域名下拉到最底下，选择StyleRef，在右边的域属性中选择标题1，这样，每个页面的页眉就是当前的一级（章）标题，这样设置的优点是后期章标题的改动，页眉自动随之改变，无需手动编辑。

插入——文档部件——域

页眉设置gif图

（2）奇偶页页眉的设置。双击页眉，选择奇偶页不同即可，这样，所有页面将都会显示页眉。

奇偶页不同设置

但是部分朋友会遇到从正文开始设置奇偶页页眉，也就是目录以后才开始显示页眉。要进行这个设置，首先要保证目录后的分页符是“分页符（下一页）”或者是“分页符（连续）”。在页眉和页脚工具当中，有个“链接到前一节”，此时，我们需要将光标放在正文开始的奇数页，点击“链接到前一节”取消掉，再将光标放在正文开始的第二页（偶数页），点击“链接到前一节”取消掉。进行上述操作后，再将光标移动到目录及之前的页眉奇数页和偶数中，分别直接删掉页眉，正文中的页眉不会变化。

取消链接到前一节工具

PS：“链接到前一节”，在有分页符（下一页）或者分页符（连续）时，才能进行设置，单单只有分页符时，是无法进行这个功能操作，这个工具就相当一个链条一样绑住前文，要想下面章节的页眉页脚与上文保持一样，就选中，否则就不选断开链接。

4.页面的设置。

在进行页面的设置前，首先打开标尺（视图——标尺）

标尺开启

双击标尺区域，即可打开页面设置

双击此区域即可开启文档页面设置

注意，在进行设置时，应用于整篇文档。

页面设置应用于整篇文档

有些可能会遇到，在行距设置好以后，发现行距还是很大，不妨看看页面设置——文档网络，将网格设置为无网络，最下端应用于整篇文档即可。

文档网格选择无网格，并应用于整篇文档

5.标题的段落设置、行距设置（应用CTRL+D快捷键）

光标移动到任意一个二级标题当中，进行开始——选择——选择格式相似的文本操作。

选择所有二级标题

选中所有二级标题后，按CTRL+D快捷键即可进行所有二级标题的设置

段落设置界面

段落设置gif图

6.CTRL+H一键替换。在部分文档中，有种下箭头的标识，这种箭头标识会影响文档的格式，需要将此标识替换为回车键标识。

下箭头标识

按CTRL+H弹出查找和替换窗口，在查找内容中输入^l，替换为中输入^p即可。

下箭头标识替换

7.格式刷的使用（应用快捷键ctlr+shift+C和ctlr+shift+D）。

此快捷键将会大大提高排版的效率，将光标移动到目标格式的文档中，按ctlr+shift+C复制格式，再选中需改格式的文档，按ctlr+shift+D，可谓是复制格式，粘贴格式。用此种格式刷改一级标题、二级标题、三级标题非常方便。

8.一键删批注。

审阅——删除，即可一键删除所有批注。部分朋友一个个删，删到怀疑人生。

删除批注界面

9.三线表的设置。（应用F4快捷键）

（1）首先全选表格。

全选表格

（2）然后，开始——边框——边框和底纹，在边框页面的右边预览中，只保留最上框线和最下框线，其余全部取消不选中，如下图：

边框设置

上下表格预览

（3）选中第一行内容

选中第一行内容

三线表

（4）添加下框线

三线表

三线表完整设置gif图

如果文中有多个表格需要设置成三线表，可采用F4快捷键（此快捷键是复制上一步操作，PS，仅仅只是复制前一步操作而已）。先将所有表格设置成上述步骤中的（2）上下表格预览图，即将表格设置成只有上框线和下框线，然后选中后面的其中一个表格按F4，后面的表格以此类推，将所有表格设置成此状态后，从第一个表格开始，选中表格的第一行添加下框线后按F4，后面所有表格重复此操作。