文档被外泄？如何有效管控文档拷贝行为

2024-10-30

随着网络的发展，U盘拷贝已是企业员工日常数据传输的工具之一，因其存储量大、使用简单、方便携带，给彼此工作带来极大的便利，但频繁使用也导致U盘传输数据存在诸多隐患：

1. 员工使用私人U盘，企业核心数据有意或无意拷贝出去导致泄密；

2. U盘中存放公司的核心数据，一旦不小心丢失，存在严重的泄密风险；

3. 存储有公司重要机密的U盘外带出去，公司无法掌握U盘在外部的拷贝情况，存在无法追溯的风险。

不少企业都曾发生过员工用U盘将机密文档拷贝带走的事件，除了U盘，移动硬盘、具有存储功能的移动设备也可以轻易把机密文档拷贝带走，并难以被发现，极大威胁企业的机密文档保护。

如何管控文档拷贝行为？

如何管控移动存储设备拷贝文档的行为，保护机密文档安全？针对这些行为的管控，安企神软件信息科技已有专门的解决方案措施，通过采用安企神软件系统信息安全管理平台可以帮助企业管控移动存储设备接入，对需要使用的移动存储设备进行规范管理，以及需要外传的文档进行加密保护等，防范文档被外泄。

1.安全规范移动存储设备的使用

安企神软件信息_安企神软件系统桌面管理系统可以帮助企业严格管控USB移动存储设备及其它未知设备在企业内部的使用，防止外部设备随意接入盗取重要资料。

同时可以授权信任的移动存储设备在企业内使用，可根据企业的需要，控制移动盘在授权的范围内使用，如开发部门的U盘，只允许在开发部门使用。

2.移动存储加密，保证文档传输安全

为更好保证安全使用移动盘传输文件，可以结合安企神软件信息_安企神软件系统数据防泄密系统，将复制到移动盘的文档自动加密，加密文档只能在授权计算机中解密使用，防止机密被泄露给他人。

3.高安全性，选安企神软件信息_安企神软件系统安全U盘

安企神软件信息_安企神软件系统安全U盘是一个专门定制的U盘，安全U盘主要分为六个功能，严格身份认证、安全密保保护、严格保护设置、彻底文件粉碎、详细日志审计以及便捷还原工具。

严格身份认证：通过用户身份认证和计算机认证（可选）的双重认证方式，确保只有特定的人员才能使用该U盘。

安全密保保护：安企神软件系统安全U盘用户的密码以及密保问题，都是由用户自己设定，当密码忘记需要重置密码或者解锁U盘时，要进行密保验证。

严格保护设置：设定密码、密保的最多尝试次数，超过则将U盘锁定或销毁，或者密保不能使用。并可以设置多长时间无操作时，自动关闭并退出U盘，实现离开电脑或者U盘忘记拔掉时，对U盘数据的保护。

彻底文件粉碎：可对U盘中的文件进行粉碎，粉碎后的文件无法恢复。

详细日志审计：详细记录用户在U盘内的操作日志，包括登录、开关用户盘、文件的新建、编辑、删除等。日志信息只有管理员才可以查看，并且支持按时间、文件名模糊查询。

便捷还原工具：超级管理员可以通过还原工具，在不影响U盘内用户数据的情况下，对U盘的设置清空。比如用户的密码、密保都忘记的情况下，可以使用该还原工具。

4.敏感内容识别技术，阻断文档外传

通过安企神软件信息_安企神软件系统数据防泄密系统敏感内容识别技术，当含有敏感信息的文档通过移动盘外传时，会触发报警提示或进行阻断，非敏感文档可以正常流转，不影响员工的正常工作。

5.审计文档传输，及时发现安全风险

通过安企神软件信息_安企神软件系统行为审计系统可以详细记录移动存储设备接入网内插拔使用等相关情况，同时与文档操作相结合，记录存储设备内所有文档操作信息，发生违规操作时自动备份文档并详尽审计还原事件。

安全有效管控文档拷贝行为已经成为企业保护机密安全重要的一部分，安企神软件信息科技_安企神软件系统信息安全管理平台的管控方案可以帮助企业安全、透明地管理文档的拷贝行为，帮助企业加强文档对外交互流通的保护。

安企神软件信息科技是一家专注于计算机安全领域的高新技术IT企业。公司始终倾力为企事业单位的信息安全、数据防泄密提供一体化顾问式解决方案，为客户提供优质的内网安全管理产品和适合多种行业的应用解决方案；提供专业的安全顾问咨询和完善的售后服务。

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