文档安全管理系统 (2024最新榜单: 5款好用的文档管理软件使用推荐)

2024最新榜单: 5款好用的文档管理软件使用推荐

在快节奏的现代商业环境中，企业文件的有效管理不仅关乎日常运营的顺畅，更直接影响到企业的信息安全和核心竞争力。如何高效地管理、保护并利用这些文件，成为了企业不得不面对的重要课题。

一、企业文件管理的挑战

随着企业规模的扩大和业务的发展，文件数量急剧增加，种类也日益繁多。传统的文件管理方式已经难以满足企业的需求，存在诸多问题，如文件查找困难、版本混乱、安全性低、协作效率低下等。因此，采用先进的文件管理软件成为了企业的必然选择。

二、五款强大的企业文件管理软件推荐

1、安企神软件

安企神文档管理软件是一款专为满足企业对数据安全和信息保密需求而设计的解决方案。它不仅提供文件加密功能，还具备权限控制、审计追踪以及多种其他安全特性，帮助企业构建一个全方位的信息安全体系。该软件适用于各种规模的企业，特别是那些需要处理大量敏感信息的企业，如金融、法律、医疗等行业。

优势特点:

• 高级别安全性： 采用先进的加密技术和严格的安全措施，有效抵御外部攻击和内部威胁。
• 易用性： 简洁直观的操作界面让非技术人员也能轻松管理和维护。
• 灵活性： 丰富的配置选项使得企业可以根据自身具体情况调整策略。
• 合规性： 帮助满足行业标准和法规要求，如GDPR、HIPAA等。
• 提高工作效率： 自动化流程减少了手动干预的需求，节省了时间和资源。
• 成本效益： 相比单独购买多个工具来实现相同功能，一体化的解决方案更具经济性。

• 持续更新支持： 定期发布新版本以应对新出现的安全挑战，并不断优化用户体验。

2、腾讯文档

亮点功能 ：

多人实时协作 ：支持多人同时在线编辑文档，实时同步内容，提高团队协作效率。

丰富的模板库 ：提供Word/Excel等多种格式的模板，满足各种办公需求。

云端存储与加密 ：文档存储在云端，并支持加密保护，确保数据安全。

适用场景 ：

腾讯文档适合需要频繁进行文档协作的团队，如项目管理、市场调研、客户服务等部门。它能够大大简化文档流转和版本控制的流程，提高团队协作的效率和准确性。

3、百度网盘

亮点功能 ：

超大存储空间 ：提供海量存储空间，满足企业长期存储的需求。

自动备份与同步 ：支持文件的自动备份和同步功能，确保数据不丢失。

安全认证 ：通过ISO27001&ISO27018等国际安全认证，保障数据安全。

适用场景 ：

百度网盘适合需要频繁存储和分享大量文件的企业，如媒体、设计、研发等行业。它能够为企业提供便捷的文件存储和分享方式，降低数据存储和传输的成本。

4、中科安企文档管理软件

中科安企文档管理软件集成了多种安全技术，如加密、访问控制、审计跟踪等，以帮助企业有效地管理和保护其敏感信息。该软件以透明加密技术为核心，提供了电子文档加密、操作日志审计、外发文档防护等功能，帮助管理者全面保护文档的机密性和完整性。

主要功能

1、文档加密：

• 该软件采用先进的AES加密算法，对电子文档进行高强度加密，确保文档在传输和存储过程中的安全性。
• 支持实时无感知加密技术，自动加密用户通过指定受控程序创建的文件，提高工作效率。

2、权限管理：

• 提供灵活的权限管理功能，允许企业根据不同角色和部门设置不同的访问权限。
• 每个部门都有单独的权限，不同部门之间默认不可互相访问，但可以根据需求进行必要的设置和授权。

3、审计追踪：

• 记录所有文件访问和操作的日志，支持详细的审计报告生成。
• 有助于企业及时发现异常行为，确保数据安全。

4、外发管控：

• 对外发文档进行严密监控和权限设定，防止未经授权的传播和使用。

• 可以禁止QQ、微信、网盘等应用外发文件，以及禁止U盘、数据线、刻录机、打印机等外设的使用。

5、石墨文档

亮点功能 ：

实时协作编辑 ：支持文档、表格、幻灯片等多种格式的在线协作编辑。

灵活的权限设置 ：提供细致的权限管理功能，确保文档的安全性和隐私性。

跨平台访问 ：支持多设备访问和云端同步功能，实现随时随地办公。

适用场景 ：

石墨文档适合需要频繁进行远程协作和文档编辑的团队，如销售团队、市场营销团队等。它能够提供高效、便捷的文档协作和管理方式，提高团队协作的效率和准确性。

出于保护敏感信息、保障知识产权、防止恶意攻击、保护隐私的目的，越来越多的人对文档加密有更深的需求。下面给大家普及一个文档加密的方法，有需要的可以来学习下。

给word文档设置打开密码，只有在打开word文件的时候输入正确的word密码才能够进入word文档查看内容，可以保护word文档不被人查看。

具体操作步骤：【文件】-【信息】-【保护文档】-【用密码进行加密】，然后再弹出的提示框中输入要设置的word密码。

有小伙伴会说了，这简单的文档加密滿足不了我的需求，我想让一部分人能访问文档，一部分不能访问，访问文档的这部分人，不能随意发送给其他人，不能截屏不能录屏，要防止信息的外泄。针对这种高需求的用户来说，就需要安装安企神软件。

1、文档加密

管理员可选择任一员工对任何类型的文件进行“透明加密”、“半透明加密”、“只解密不加密”操作，从而实现自己的个性化需求。在员工管理以及文档加密中大大缩短了时间成本，设置可视化，支持随意更改。

2、加密权限

在加密权限中，管理员可以更加有效的管控员工对加密文档的查看、修改以及发送行为，从而提高企业信息的安全。

需要注意的一点是，在进行文档加密系统部署之前，企业应该针对它的网络安全环境进行全面的审核，以识别可能存在的攻击，进而确定正确的部署策略，提高加密系统的整体安全性。

本文摘要：企业的文档安全是无比重要的，对企业来说，文档中的是企业机密信息，不容有失，如果文档丢失或泄露，会给企业造成巨大损失。文档泄露的途径可能会是员工文件外发、通过邮件客户端发送文件附件、聊天软件发送文件等，所以企业文档的安全还是很重要的。安企神数据防泄漏针对文件的外发，软件的外发文件管控解决了这个问题，可以控制终端禁止通过聊天软件、浏览器、邮件或其他软件的外发行为，支持自定义软件。禁止之后员工就不能通过禁止软件发送文件、邮件等信息，如果没有要禁用的软件，可以自定义添加。软件支持对外发文件的大小和类型进行设置，不放过一丝企业文件被泄露的可能。企业员工在工作期间总会使用截图工具，不免会通过截图不经意间把...

企业的文档安全是无比重要的，对企业来说，文档中的是企业机密信息，不容有失，如果文档丢失或泄露，会给企业造成巨大损失。文档泄露的途径可能会是员工文件外发、通过邮件客户端发送文件附件、聊天软件发送文件等，所以企业文档的安全还是很重要的。

针对文件的外发，软件的外发文件管控解决了这个问题，可以控制终端禁止通过聊天软件、浏览器、邮件或其他软件的外发行为，支持自定义软件。禁止之后员工就不能通过禁止软件发送文件、邮件等信息，如果没有要禁用的软件，可以自定义添加。软件支持对外发文件的大小和类型进行设置，不放过一丝企业文件被泄露的可能。

企业员工在工作期间总会使用截图工具，不免会通过截图不经意间把企业机密泄露了出去，Ping3为帮助您管理员工的截图操作，分为禁止截屏操作和截屏操作时记录截屏内容。有效减少了企业机密信息通过截屏泄露出去。企业员工电脑上总会有让管理者不中意的文件或软件，有了安企神就可以让管理者远程操作员工的电脑进行文件操作，比如：浏览、删除、打开、下载等操作。 您好奇员工电脑上的文件是什么，那就下载下来查看，非常方便，软件支持远程卸载员工电脑上的软件，管理者看哪个软件不舒服，给他卸载掉，并且可以设置员工电脑禁止安装软件。

员工电脑的机密文件别人拿不走，但是可以通过手机拍照来把信息泄露出去，针对这种情况，安企神也可以解决这种情况，软件的屏幕水印功能让你对员工电脑的屏幕进行水印操作，在他的电脑上加上公司的标椎水印，这样一来，别人拍照员工电脑，照片上就有水印，也就不能盗版企业的信息了，对公司的文档安全起到了至关重要的作用。

员工在操作电脑过程中，可能会因为手快而误删了一些企业机密文件，这可如何时候，这时安企神可以帮助管理者解决这个问题。安企神 的文件备份功能可有效防止终端计算机有意或无意的损坏文件或误删文件，保护企业重要资产不被损坏或丢失，软件支持文件备份范围，备份时间、备份几个版本和备份什么类型的文件功能，有效保护了企业文档被员工有意或无意的损害文件。

文档安全管理系统是针对组织内部各业务部门差异化的安全管理需求，通过加密机制与权限控制相结合的方式，保护文档全生命周期安全，实现重要信息安全流转，防止重要信息泄露和扩散的综合解决方案。

文档安全管理系统

实质

管理系统

所属

文档安全

针对

组织内部各业务部门差异化

目录

1功能特点

2常用系统

3产品优势

4应用功能

折叠编辑本段功能特点

存储加密方式

系统会对存在服务器中的文件进行混淆加密，防止黑客入侵或非法拷贝造成机密文件的丢失。

科学的人员管理

基于企业组织结构，通过本地认证或与LDAP/AD域结合的统一身份认证等方式，建立人员管理的树型结构。

灵活的角色管理

自主定义多种角色，并赋予不同的权限，模块化角色管理。

全面的权限控制

可对人员分配不同的组合权限，如管理权、浏览权、创建权、阅读权、下载权、删除权、打印权、订阅权等。

高效的流程控制

在线完成各类业务流程审批，实现文件的自动化流转，使办公随时随地，保证流程中文档的安全性。

实时的业务通报

支持对目录的订阅，若目录下文档发生变动，则会以即时消息与邮件形式发送消息至用户，保证了业务通报的迅捷性。

业务审批结果通过终端冒泡提醒

可对审批过程中的文件进行加签、退回、催办等，系统会通过短信、即时消息、邮件形式提醒每一节点人员办理审批，审批结束后会自动归档，并有审批意见汇总表，可以收录所有人员对审批的意见及办理情况。

多样化日志审计

详细记载服务器端和客户端日志，所有操作日志报表在线审计并可自动导出，可以记录系统中每一篇文档的整个生命周期的所有操作，严格把关，保证文件的安全。

折叠编辑本段常用系统

文档安全管理系统-H7采用动态文档透明加密技术、虚拟化技术、身份认证技术、硬件绑定技术、结合多维密级和权限管理。针对企业内部员工及部门差异化及企业自主管理需求，在透明加密基础上对重要数据进行精细化细粒度权限管理。

致得E6协同图文档管理系统不同于国际上其它多种独立的同类管理软件，它提供一个整体的解决方案，集电子文档、纸质文档、数字资产(图片、CAD图纸、音频、视频)、ISO文控等各类文件管理于一体，以解决企业文档管理难题实现高效运营为目标，通过"与Office集成、权限控制、全文索引、协同编辑、版本管理、互联网访问、CAD图纸预览、多媒体在线播放、文档在线借阅、目录规则应用、审批流程管理和ISO文控"等功能，有效地解决了企业中人员沟通难、图纸及管理散乱查找不易、纸质文档浪费严重、文件审批周期长效率低、流程管理不规范、异地协同办公难等问题，帮助企业有效地实现资源整合利用、减少信息安全隐患、促进团队协作，提高员工沟通和协作效率，同时节省印刷和纸质成本从而降低企业运作管理成本，实现利润最大化。

E6图文档管理系统不但在部署实施上更简单，而且在后期人员使用培训上更加易上手，是企业协同办公、文档管理及ISO文控管理的不二之选。

折叠编辑本段产品优势

安全性

结合身份认证、日志审计、权限控制、存储加密、文件锁定保护和文件定时备份，具备极高的安全性。

易管理性

人性化的业务流程和文档管理理念、友好的人机界面、方便快捷的功能设置，系统具备很高的易管理性。

易用性

强大的策略管理，高效的日志审计，多种功能组合，满足用户的复杂需求，占用系统资源小，操作文档基本不受影响，简化管理成本，提高管理效率 。

可扩展性

支持任意文件格式，对新增应用无需调整系统架构，适合不同规模的企业和机构，尤其是IT 架构复杂的企业集团。

兼容性

支持Windows系列操作系统，支持LDAP-AD用户集成集成，具有单点登录功能，与OA、ERP、PDM、各种常用编译和设计平台等应用系统有效结合，兼容各种杀毒软件和办公软件。

折叠编辑本段应用功能

集中存储:为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的安全管理。

目录结构:支持树形目录结构，可无限创建文件夹和子文件夹结构。可自定义目录排序。组织内部所有成员可轻松的实现文件的安全共享与查看。

版本管理:E6强大的版本管理功能，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。

文档审计:文档审计信息描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。

Office集成:E6与Office无缝集成，可直接在系统中新建、阅读、编辑各类Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。

锁定保护:E6除了提供权限控制保护外，还提供锁定保护机制，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。

权限管理:提供权限控制机制，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作，实现文档安全共享。

存储加密:文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。

登录IP限制:E6支持IP登录限制，在组织结构中可以给用户设定登录IP，支持多个IP和IP段，充分保证用户账号安全。

LDAP集成:E6实现LDAP/AD统一认证与授权;支持LDAP用户的批量导入及更新，很方便地统一集中管理与维护帐号信息，减轻企业内部IT管理的混乱局面，大大增强内部据安全。

单点登录:E6通过令牌的方式与其他软件产品进行集成，用户只需要一次登录其它系统就可以访问E6，避免每次登录时重复输入用户名和密码，提高系统的易用性、安全性和稳定性。