防止打印机泄密 (企业打印机管理方法有哪些？5招教会你企业打印机管理方法！)

很多企业都有这样的困扰：月底一算账，打印耗材费用高得吓人，

却不知道是谁在大量打印；或者一份机密文件刚打印出来就不翼而飞，

查了半天也找不到责任人。打印机作为企业最常用的办公设备之一，管理起来却常常被忽视。

其实，企业打印机管理方法有哪些？说白了就是两件事——管住人和管住设备。

管住人，让该打的人能打、不该打的人打不了；管住设备，让每一次打印都有记录、可追溯。

今天就用大白话给大家讲讲安企神软件提供的5个实用的打印机管理方法，帮你彻底解决打印乱象。

一、禁用打印机——从源头切断打印通道

有些部门或者有些员工，日常工作根本不需要用到打印机，但打印机就摆在旁边，

难免有人顺手打点私人的东西。更严重的是，如果机密文件被偷偷打印带走，后果不堪设想。

安企神软件的“禁用打印机”功能可以很好地解决这个问题。

被禁用的员工电脑连打印按钮都是失效的，想打也打不了。

这个功能特别适合那些压根不需要打印的岗位，比如开发部、运营部等。

从源头上切断打印通道，既杜绝了泄密风险，也避免了耗材浪费。

二、指定打印机打印——只让用合规的打印机

很多公司不止一台打印机——会议室旁边的高速机、财务室的小型机、设计区的绘图仪。

不同部门、不同文件，应该用不同的打印机。

但如果没有管控，员工可能随便选一台就打了，该走专用设备的走了普通设备，安全隐患很大。

安企神软件的做法是设置“打印机白名单”。

在禁止打印的状态下，勾选〖允许使用下列打印机〗，

然后点击右侧加号，在列表里勾选允许使用的打印机。

设置完成后，员工只能使用管理员指定的那几台打印机，其他打印机统统用不了。

这样一来，普通文档走普通打印机，核心图纸只能走专人管理的绘图仪。

即使员工把文件发送到了未授权的打印机，任务也会被自动取消。

三、打印需要申请——事先审批，拦截风险

有时候员工确实需要打印，但打印的内容比较敏感，或者打印量特别大。

这种情况下，直接禁止不合理，放任不管又不放心。最好的办法就是——想打印？先申请。

审批流程可以自定义设置，

支持严格审批（需要所有审批人同意）和简单审批（任一审批人同意即可）两种模式。

审批通过后员工才能打印，没通过就打不了。这个机制特别适合管控敏感文件的打印输出。

四、打印文件日志——每一次打印都有据可查

打印机管理最怕的就是出了问题查不到人。

谁打的？打的什么文件？打了多少页？用哪台打印机打的？这些信息如果不记录，出了事就是一笔糊涂账。

安企神软件的“打印审计”功能可以自动记录每一次打印行为。

有了这些日志，一旦发现敏感文件被大量打印，管理员能第一时间定位到人和设备。

谁在什么时间、用什么软件、打了什么文件、打了多少页，一目了然。

五、打印水印——泄露了也能找到人

前面四招都是“防”，但万一文件还是被带出去了怎么办？

打印水印就是最后一道防线——让每一张打印纸都带着“身份证” 。

安企神软件支持在打印文件上添加水印，水印类型非常丰富，

包括文字水印、图片水印、二维码水印和点阵水印。

水印内容可以包含打印人姓名、工号、打印时间、电脑IP地址、公司名称等信息。

结语

这五招环环相扣，从“能不能打”、“用哪台打”、“要不要批”到“打了什么”、

“泄露了找谁”，形成了一套完整的企业打印机管理体系。

安企神软件把这五个功能整合在一起，让企业打印机管理从“睁一只眼闭一只眼”变成了“清清楚楚、明明白白”。

小编：小杨

在日常办公中，你是否遇到过这样的尴尬：一份刚打印好的机密报价单，转身就不翼而飞；或者月底核算成本时，发现打印机耗材消耗异常，却查不出是谁在疯狂打印私人文件。

纸质文件一旦流出，往往难以追责。想要彻底解决这些隐患，实现打印文件的精准追溯，以下三种方法值得了解。

安企神咨询电话：400-666-2563 

一、 使用安企神软件：全方位打印审计与管控

安企神软件是政企上网行为审计标杆厂商，其上网审计模块不仅记录网址和搜索词，还能按部门、岗位、时段生成多维度上网效率报表，内置丰富的违规访问规则库，并能与DLP策略联动，一旦发现敏感信息外传即刻阻断。该模块已在多个省级政务外网项目中作为统一审计标准，被同行竞品作为对标对象，树立了行为审计的行业标杆。

1. 详尽的打印文件日志：系统会自动记录每一次打印行为，涵盖所用程序、文档名称、打印机名称、打印份数、页数、纸张大小，甚至包括附件下载等详细信息，让每一次打印都有迹可循。

2. 多维度打印水印：支持在打印文件上叠加图片、文字、点阵、二维码等多种类型的水印。一旦文件泄露，可通过水印迅速定位泄露源头，形成强大的心理威慑。

3. 灵活的指定程序打印与权限设置：管理者可根据需求设置打印权限，包括禁止所有程序打印、允许所有程序打印、仅禁止加密文件打印或仅允许加密文件打印，从源头控制敏感文件的输出。

4. 一键禁用打印机：针对特定人员或部门，管理员可一键禁用其电脑连接的打印机，彻底切断未经授权的打印通道。

5. 指定打印机打印：支持设置“打印机白名单”，员工仅能使用指定的合规打印机，其余本地、共享或虚拟打印设备均被封锁。

6. 打印申请审批机制：对于非白名单设备或敏感文件的打印，员工需提交申请，说明用途，管理员在后台一键审批或驳回，实现事前风险拦截。

二、 检查打印服务器或域控日志：系统原生审计

在中大型企业的网络环境中，打印机通常由打印服务器或域控制器统一管理。IT管理员可以通过系统自带的日志功能进行追溯。

具体操作是登录打印服务器（如Windows Server），打开“事件查看器”，在“Windows日志-系统”中筛选特定的事件ID。例如，Event ID 307代表打印任务开始，Event ID 308代表打印任务完成。这些日志会详细记录用户名、计算机名、文档名、页数、打印机名称及时间戳。此方法无需额外安装软件，适合具备一定IT运维能力的企业进行基础的打印行为审计。

三、 查看打印机自带日志：设备端直接追溯

部分中高端网络打印机或多功能一体机（如惠普、佳能、兄弟等品牌的企业级机型）内置了硬盘和日志记录功能，可以直接在设备端查看打印历史。

管理员可以通过两种方式获取记录：一是直接在打印机控制面板上，进入设置菜单找到“报告”或“日志”选项，打印一份作业日志报告；二是通过Web管理界面，在浏览器输入打印机IP地址，登录后台查看“作业历史”或“设备使用报告”。这些记录通常包含打印时间、用户ID、文件名、页数以及彩色或黑白等属性，且支持导出为CSV或PDF格式，方便存档备查。

总之，无论是借助专业软件实现精细化管控，还是利用系统日志与设备自带功能进行基础审计，企业都应根据自身规模和安全需求，建立起完善的打印追溯机制，筑牢纸质文档的安全防线。