如何限制企业文件外发的范围 (企业如何管控员工外发的文件？这5种方法你一定要学会 ！)

企业管控员工外发文件是一个涉及多方面的工作。

这需要从政策制定、技术手段、员工教育、审计监控以及应急响应等多个维度综合施策。

以下是五种关键的方法，供企业参考和学习：

1. 制定明确的文件管理制度

文件分类与等级：根据文件的重要性和敏感性，将文件分为不同的等级，如机密、秘密、内部使用等，并对不同等级的文件采取不同的管控措施。

外发规定：明确员工在何种情况下可以外发文件，如何外发文件，以及外发文件后需要承担的责任。这些规定应详细、具体，并广泛宣传，确保每位员工都了解并遵守。

2. 采用技术手段加强管控

文件加密技术：使用专业的加密软件对敏感文件进行加密处理，确保文件在传输和存储过程中的安全性。即使文件被外发，未经授权的人员也无法解密查看。

文件管理系统：通过企业级的文件管理系统，对员工的文件访问权限进行精细化管理。根据员工的职责和岗位需求，设置不同的文件访问、编辑、复制、外发等权限，确保敏感信息只能被授权人员访问。

数据泄露防护（DLP）技术：实时监控和分析企业网络中的数据流动，识别并阻止敏感数据的非法外发。通过DLP技术，企业可以及时发现并阻止员工通过电子邮件、即时通讯工具、网盘等方式外发敏感文件。

终端安全管理软件：实时监控员工终端设备的操作行为，包括文件的外发。

通过设定规则，像安企神这类软件可以自动阻止不符合规定的文件外发行为，并向管理员发送警报。

3. 加强员工的安全意识教育

保密协议：要求员工签订保密协议，明确员工在文件外发方面的责任和义务，增强员工的安全意识和风险意识。

信息安全培训：定期开展信息安全培训，提高员工对信息安全的认识和重视程度。通过案例分享等方式，让员工了解文件外发不当可能带来的风险和后果。

4. 实施审计与监控

文件审计系统：建立文件审计系统，记录员工对文件的操作行为，如打开、修改、删除、外发等，以便对异常行为进行追溯和调查。

实时监控与告警：利用技术手段实时监控员工的文件操作行为，一旦发现异常外发行为或尝试外发敏感文件，系统会立即发出告警通知并记录相关操作日志。

5. 制定应急响应预案

应急响应预案：制定文件外发安全的应急响应预案，明确应急处理流程和责任人。在发生文件泄露事件时，能够迅速启动应急预案，采取有效措施控制事态发展，减少损失。

持续改进：根据评估结果，及时对文件管控策略和技术手段进行改进和优化，提高文件管控的效果和效率。

综上所述，企业管控员工外发文件需要从多个方面综合施策，形成一套完整的管理体系。通过制定明确的文件管理制度、采用技术手段加强管控、加强员工的安全意识教育、实施审计与监控以及制定应急响应预案等措施，企业可以更有效地管控员工外发文件，保护企业的敏感信息和核心数据不被泄露。

存储设备外发记录

某大型科技公司，因业务需要，需要将一批敏感的客户数据通过存储设备（如移动硬盘）传递给合作伙伴。在数据传输过程中，存储设备意外丢失，导致大量客户数据泄露，给公司带来了巨大的经济损失和声誉损害。

为了防范类似事件再次发生，该公司决定加强存储设备外发管理。

一、存储设备外发记录的重要性

存储设备一般指硬盘、U盘、光盘等，它的重要性体现在以下几个方面：

1、追溯性 ：通过外发记录，可以追溯存储设备的流向，确保设备在传输过程中不被滥用或丢失。

2、安全性 ：对存储设备的外发进行严格管理，可以有效减少数据泄露的风险，保障公司数据的安全。

3、规范性 ：建立外发记录制度，可以使存储设备的管理更加规范、有序，提高工作效率。

二、如何建立存储设备外发记录

使用安企神软件来对存储设备进行管理。

具体操作有以下几项：

1、打开USB文件操作审计功能

2、对USB文件操作进行记录

3、打开文件操作记录审计功能

4、打开文件备份功能

三、如何加强存储设备外发管理

1、限制设备使用范围： 明确存储设备的使用范围，防止设备被滥用或丢失。

如安企神软件可以对U盘的使用进行控制：

2、加强员工培训： 提高员工对存储设备外发管理的认识和重视程度，增强安全意识。

3、建立奖惩机制： 对违反存储设备外发管理制度的行为进行惩罚，对表现优秀的员工进行奖励。

文件外发控制管理办法有哪些（文件堡垒系统）

保护企业重要文件，一直是管理者最为头疼的问题，企业很多文件或数据都涉及行业机密、财务信息、客户信息、设计文件等信息，一旦这些信息泄露，将会给企业造成不可估量的损失，因此，企业选择一款数据保护软件尤为重要。

今天给大家带来一款文件堡垒系统，它是安企神软件中的一个文件堡垒系统，专注企业文件文件外发控制管理的安全功能，它通过多种方法来管理、监控和控制文件的外发行为。

企业所存在的数据安全隐患：

1、员工通过各种USB存储设备，如U盘、移动硬盘、手机内存卡等非法拷贝电脑文件，然后携带出去据为己有。

2、通过QQ等聊天软件发送文件。通过聊天软件传输电脑文件的行为也极为普遍，同时速度也较快。

3、通过邮件附件发送电脑文件，由于现在邮件附件支持较大的附件上传，因此泄露电脑文件也变得极为“方便”。

4、通过FTP工具上传电脑文件，通过将电脑文件借助于FTP工具可以发送到网络空间从而实现了窃取公司商业机密信息的目的。

5、通过网盘上传电脑文件，将公司商业机密存储到网盘、云盘，然后离开公司后下载下来。

文件堡垒系统能做什么：

1、自动透明加密： 对文件自动加密，加密后的文件在授信环境内可正常打开，非法外发出去的文件打开都是乱码。

2、强制水印防止泄密： 开启水印功能后,屏幕\打印\截图都会显示水箱信息,信息保护管理者设定
内容\电脑ip\所属员工\等内容,以此防止通过拍照\打印\截图等方式泄密

3、端口管控和外设管控： USB端口管理，能管理所有U口外设，防止通过U盘，手机，移动硬盘，移动光驱等设备拷贝文件导致信息泄密，也可对指定设备经行信任授权，还有usb接口插入记录的功能，防止文件泄密。

4、详细的日志审计： 管理员通过文件操作记录预判泄密行为、事后追责和防抵赖。通过文件操作记录，方便管理人员对具备潜在泄密风险的人员进行锁定，重点跟进这些人员的行为，事前防御泄密事件的发生。

5、感文件扫描、报警、拦截： 对数据库的日志数据进行统计、归纳，以报表的形式展现出来，可以智能显示安全风险与趋势。

加密文件外发流程申请步骤：

以上内容就是文件堡垒系统对文件加密外发限制功能分享，除此之外，软件还具备上网行为管理、终端管控、程序管控、局域网管控等功能

       企业文件加密外发防泄密水印有哪些？电脑文件防泄密水印有几种？如何防止文件外发引起泄密？安企神加密软件强制实时透明加密电脑文档，全内容、全过程和全方位加密企业电脑里的电子文件。

      企业文件加密外发防泄密水印有好多种，从水印的内容或展示形式来分，可以分为文字水印，图片水印，还有点阵水印。从水印的防泄密功能来分的话，有屏幕水印，也有文档水印，还有打印水印等。其中屏幕水印就是电脑屏幕上显示的水印，显示的水印内容可以是文字，也可以是图片，如企业的Logo，有的企业为了美观，不影响员工日常工作时的视觉，也喜欢采用点阵水印。还有就是文档水印，水印只在文档里显示（这里又可以分为加密文档和非加密文档），不显示在屏幕上，甚至可以选择在加密的文档里才显示水印，不加密的文档里不显示水印喔。当然点阵水印就更高级了。

      安企神文件加密软件防止文件外发泄密可以通过水印的方式来实现，那上面我们简单的介绍了一下防泄密水印的几种方式，不知大家对企业文件防泄密中的水印功能是否了解清楚了呢？欢迎大家感兴趣的与我们公司在线客服进行联系，安排安企神的信息安全专家与您面对面的进行互动交流，共同探讨企业文档防泄密的最新解决方案。

      企业文件加密软件如何控制文件外发安全防止数据泄密？这个问题经常会有很多企业家朋友来咨询，因为企业内部虽然作了数据保护，比如文件加密软件，但是如果文件要外发给第三方公司的时候，在安全性这一块，加密软件供应商有作相关的防护处理吗？如果有，又是如何确保企业外发到第三方公司的文件的数据安全的呢？

       安企神文件加密软件产品除了能对企业内部广义局域网内的数据做加密保护外，还能控制文件外发到第三方时的安全，外发到第三方合作伙伴的文件如果不需要做安全防护的话，可以将加密的文件经内部申请审批流程后转换为没有加密的文件外发到第三方；另一种情况就是外发到第三方的文件仍然是加密的文件，从安全性上可以从以下几个方面来控制：1、从文件的接收对象来控制，可以针对发给特定接收对象的文件作处理，使A文件只能给A接收对象看，其它人接收到了也无法打开，打开后是乱码，无法正常使用； 2、从使用的时间有效期上来控制，一个是控制使用的有效时间，比如到哪一年的哪一月的哪一天之前有效，另一个是控制该文件的打开次数，超过允许的次数之后，文件也无法被正常使用，打开后仍然是乱码； 3、从使用外发文件的权限上来控制，比如说文件的只读，或者是可读可编辑，亦可以是可读，可编辑，可打印等权限；4、还可以控制员工申请外发第三方公司的文件的数量； 5、也可以控制员工申请外发第三方公司的文件的容量大小等。  

安企神信息安全数据也泄密解决方案有非常多的功能特色，如果您想了解安企神经营的加密软件对电脑文件加密的产品功能特色，或者想更详细了解文件加密软件对电脑文件加密的效果，以及加密软件防泄密的解决方案的话，可以咨询我们安企神文件加密软件官网上的在线客服，安企神在线客服人员将会为您提供量身定制的信息安全解决方案！

安企神公司拥有完善的售后服务体系： 400电话+企业QQ+专属客服经理+实施人员手机+邮件和传真等；安企神有强大的实施团队阵容，员工是企业客户的兼职IT人员或网管员，安企神加密软件提供企业搬迁或服务器硬件升级的整体解决方案，并免费协助客户进行加密软件的搬迁或服务器硬件的升级服务一次。安企神有成千上万的制造业项目实施经验，能为企业考虑得更周到，降低实施风险；安企神有近20年的信息安全服务经念，能为您企业的数据安全时刻保驾护航，能让您专注企业主业，全身心的去安心经营和生产制造产品等工作，安企神加密软件能提供性价比更高的安全加密软件产品和数据安全防泄密整体解决方案。安企神是数据安全信息防泄密解决方案提供商，值得您信赖，您的企业也值得拥有！