外发文件限制文件打开次数工具 ( 文件加密后如何安全发给外部单位？3个文件外发加密妙招分享！)

在企业日常办公中，经常需要将设计图纸、项目方案、报价单等重要文件发送给客户、供应商或合作伙伴。

然而，一旦文件外泄，就可能带来技术被抄袭、商业机密曝光、合同谈判被动等严重后果。

很多企业已经对内部文件进行了加密保护，但如何在确保安全的前提下，把加密文件顺利交给外部单位，却成了一个难题。

发得太严，影响协作效率；发得太松，又怕“一去不回”。

这篇文章小编分享3个实用又安全的文件外发加密方法，助力企业轻松应对文件外发风险。

一、使用专业加密软件：

对于频繁与外部单位协作的企业来说，最稳妥的方式是借助专业的数据防泄漏软件。

安企神软件是一款专为企业文件外发设计的安全管理工具，广泛应用于制造、研发、建筑设计等行业，能精准控制加密文件的使用权限，真正做到“可控外发”。

以下是软件在文件外发过程中的五大核心功能：

1. 外发审批流程：层层把关，防止随意发送

企业可设置多级审批机制。员工需提交外发申请，注明文件用途、接收方、有效期等信息，经主管或IT部门审核通过后方可外发。

所有记录自动存档，便于后续审计。

同时它支持将加密文件打包为“安全外发包”，并自定义使用权限。

2. 动态水印追踪：泄露可追责

在生成外发文件时，系统可自动添加包含接收人姓名、部门、IP地址、时间的动态水印。

一旦文件被拍照或截图外传，企业可通过水印快速锁定泄露源头，起到震慑和追责作用。

3. 外发日志审计：谁发了什么一清二楚

系统完整记录每一次文件外发的操作日志，包括操作人、文件名、接收方、外发方式（邮件/U盘）、审批人、时间等信息。管理员可随时查看，确保外发行为全程留痕、责任可查。

二、U盘物理传递+文件自毁：适合高保密场景

对于涉及核心技术或军工项目的高敏感文件，网络传输始终存在被截获的风险。此时，采用物理方式传递更为可靠。

具体做法：

将加密文件存储在专用加密U盘中，通过专人递送或机要邮寄方式交给对方。接收方在指定电脑上读取文件后，执行“自毁程序”或由发送方远程触发清除指令，确保文件不留存。

三、打印纸质文件+编号管理：传统但有效

在某些不便于电子传输的场合，如现场评审、会议讨论等，打印纸质文件仍是常见做法。虽然看似“老派”，但只要管理得当，依然安全可靠。

建议做法：所有外发纸质文件统一编号，并加盖“机密”“限阅”等印章。每份文件登记领取人、单位、用途和归还时间。会后及时回收销毁，无法回收的则要求对方签署保密协议。

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编辑：乔乔

     文件外发加密软件对外发文件数量有限制吗？一次性可以外发多少个加密过的电子文件？外发文件夹可以吗？外发压缩文件夹可以吗？    

     文件加密后，经常要与第三方合作伙伴进行交互，这就会涉及到已被加密的文件需要解密为明文或仍然以加密状态发送给第三方公司，经常会遇到有多个加密文件，甚至很多个加密文件需要同一时间同时发送给同一个第三方公司使用，那么就会涉及到同一次外发加密过后的文件给第三方公司时，一次性能发多少个加密文件给第三方合作伙伴？对外发文件的数量有没有限制？对外发文件的大小或总容量大小有没有限制？

     目前安企神文件加密软件针对外发的加密文件的数量可以自定义，可以对外发文件的数量有限制，也可以不限制，具体要根据有加密软件需求的企业自身的企业管理需要来进行设置。另外，安企神文件加密软件针对外发文件的大小也可以自定义，通过自定义来设定同一个外发申请允许外发单个文件的大小进行设定和控制，或针对单次外发申请涉及的所有的外发文件的容量总大小进行设定控制，从而实现对加密文件的外发安全管理控制，对外发文件安全管理实现另一种管控措施。

文件外发监控

文件外发是造成数据泄露的重要途径，管理规模较大的企业，几百上千名员工每天不断地文件外发，有些外发文件是为了工作需求，要想逐一审计每条外发文件的内容显然不现实，工作量大，所以安企神敏感文件告警为管理者提供外发文件风险等级评定。

安企神文件操作审计

审计文件的生命周期，员工对终端某一文件的操作，从新建、打开编辑、重命名、到删除，安企神都能完整记录，所以管理者可以查看员工是否有频繁打开操作某一文件的行为，进而查看此文件类型是否属于机密信息，提前预防泄密行为。

安企神外发文件管控

审计员工通过什么方式进行的文件外发，设置可以外发与禁止外发的文件类型，当某一员工在一分钟内频繁外发多个文件，安企神也能及时告警，一方面防止企业数据泄露，另一方面维持员工正常办公效率。

安企神敏感文件实时分析

敏感内容实时分析可以让管理者设置敏感词，如果外发的文件中含有敏感词安企神及时向管理者告警，比如对研发部设置一串代码作为敏感词，当技术人员外发企业的研发代码时，安企神及时告警，避免公司研究成果的泄露。

安企神可以审计禁止多种文件外发途径，包括云盘、论坛、文库、移动设备拷贝、截屏等等并对外发的文件进行备份，防止丢失。

据相关数据统计，在企业数据泄密事件中，85%以上的泄密事件来自内部人员有意或无意造成的，30%的泄密事件存在商业犯罪的动机。无论员工泄密是有意还是无意，我们应该怎么杜绝这种事情的发生呢。
限制文件不能外发拷贝

1、禁止U盘使用
首先打开安企神，然后点击首页的【策略模板管理】>【U盘管理】在下拉选项中选择【禁止使用】。

2、禁用邮箱附件
返回安企神首页，依次点击【策略模板管理】>【邮件发送控制】，在【邮件发送控制】中勾选【禁止发送邮件附件】。

3、禁止常规外发
再次点击【策略模板管理】，然后点击左侧的【文档安全】，开启【禁止以下程序发送文件】功能，依次勾选【聊天程序】、【浏览器】、【邮件客户端】。如果企业内常用的还有其他程序，也可以自定义添加程序。

4、对重要机密文件加密
点击【文档加密】，在如图所示的区域勾选需要加密的文件类型即可。也可以选择自定义的文件类型，文件加密后外发需要管理员审批，未经管理员非法外发的都是乱码。

企业办公通常需要进行大量文件数据交换，除了内部部门之间的，还会和更多外部合作伙伴进行。比如向供应商提供产品设计图纸、向经销商提供市场营销资料、向甲方提供工程设计方案、向管理机构提交业务数据和报告等等。
在数据文件外发的过程中，企业目前主要会使用到邮件、FTP系统、企业网盘等，甚至还会大量采用人工方式，通过存储介质或者IM工具进行数据传递，在实际应用中存在诸多问题：无法保障数据外发的合规性，加大数据流失泄露的风险，缺乏对已发出数据的有效控制，无法对外发行为进行控制和审计，事实上造成了数据外发的“体外循环”，同时也无法控制数据流向和跟踪结果。在有网络隔离的企业中，缺乏可操作性。
安企神软件可以建立有效的文件外发审批制度，有效管理外发乱象。
1、点击安企神软件上方菜单中的【工具箱】>【审批流程库】>【添加审批模板】选项，新建审批流程模板。

2、点击【+】号，添加审批流程模板。

3、在审批环节中填写环节名并勾选审批人，然后选择审批模式。审批模式分为两种，分别是严格审批模式和简单审批模式，严格审批模式下文件外发需流程中所有审批人审核通过才能外发，简单审批模式下仅需要流程中任一审批人审核通过即可外发。

4、在软件的系统策略模板中，添加新建的审批流程。

部署安企神软件使得文件外发流程合规，保障数据安全的同时，还能对内外部外发文件进行统一管理，提升时效性和可靠性，并且软件私有化部署，高效，安全。