如何限制文件不能外发拷贝 (文件外发泄密解决方案)

信息化高速发展的今天，企业的各种数据很多都是以电子文档的形式存储的，而现代企业的运作建立在分工协作的基础上。由此，工作中我们的文件资料经常需要在内部或者外部人员之间流通使用，电子文档易于传播和扩散的特点造成企业核心数据容易泄露给竞争对手，导致企业的核心利益的损失。

文件外发所面临的信息泄露以及安全保护问题都是企业现在面临的问题：

1、现行的操作系统，对企业外发文件没有使用权限的管理机制。致使企业外发文件具备被任意操作的权限，例如复制、剪切、编辑、另存等，方便企业人员在使用外发文件过程中有意或者无意将数据泄露。

2、企业的外发文件即使采取身份认证、使用范围限制和使用权限的控制等手段来保护外发文档的安全，但出差、外出办公等造成笔记本丢失等情况的发生，也会出现文件容易被非法破解而导致数据的泄露。

3、文件在整个外发使用过程中，不同的人员会参与其中，如果不对外发文件的生命周期内进行记录，则很难保证外发文件被安全使用。

该如何保护文件的隐私性？小编有以下几点建议：

1、首先肯定是制度约束，必须和员工签订严格的保密协议、建立相应的企业数据保密制度，同时也需要对员工进行适当的激励。此种方法虽然是老生常谈，但是对企事业单位信息安全来说不可或缺，尤其是签订相应的保密协议和建立相应的保密制度，以及配套相应的奖惩举措，可以在很大程度上威慑员工的上网行为，使得员工至少不会明目张胆地随意泄密单位重要文件的行为。

2、采取相应的具体管理举措，尤其是借助一些技术管理手段来防止数据泄密，保护单位信息安全。在与员工签订相应的保密协议、建立相应的管理制度以及适当的员工激励之外，还需要采取具体、切实有效的技术手段，才有可能真正实现保护电脑文件安全、防止数据泄密的目的。目前，大多数单位都是部署相应的数据防泄密软件、企业防泄密系统来实现的。目前，国内也有很多相关产品，受很多企业管理者青睐的是一款叫安企神的监控软件，这款软件可防止文件从电脑外发/上传，防止移动设备将文件拷贝带走。对此安企神作了双重保险。一是通过文件名，禁止文件从任何方式传播出去，禁止拷贝到共享文件夹；二是通过进程名限制文件外发/上传，比如禁止QQ、网盘等。

防止移动设备将文件拷贝带走，主要就要从USB端口进行限制：禁用USB/U盘、U盘只读、U盘防拷贝。

安企神还可以查看详细的文件外发/上传记录和文件操作记录。文件外发/上传记录会记录所有的文件外发/上传行为，即使被禁止了发送失败，也会有记录可查询。文件操作记录主要是员工端对文件进行的复制、粘贴、拷贝等操作记录。电脑端和移动端同时预防，通过文件名和进程名的双项防护，保障企业信息安全。

除此之外，安企神还可以监控员工的上网行为、U盘的使用情况、还可监控员工电脑屏幕等，保护文件的同时，管理好员工，功能这么强大的一款软件，不妨下载试用一下！

当前，随着网络的发展，使得文件之间的传输速度也越来越快。一方面，它促进了公司共享资源的传输，另一方面，也增加了企业文件或商业机密被泄露的风险。例如，企业内部的员工可以通过一些工具将公司的商业秘密和关键信息转移到他们自己的FTP空间，或者将它们上传到论坛，甚至直接将其发送给竞争对手等等，这使得公司面临巨大的风险。那么企业该如何防止文件外发和信息泄漏呢?
 

针对这种情况，网管家电脑监控系统开发了监控软件防泄漏版本，增加了文件传输的限制功能，还对重要文件具有防泄漏保护功能，可以很好地防止局域网禁止未经许可访问共享数据或传输文件。具体能够实现的功能如下：

1.禁止QQ和微信文件传输：
QQ和微信是当前流行的聊天工具。同时，由于QQ和微信具有非常方便快捷的文件传输优势，因此通过QQ和微信传输文件是一种重要的文件传输方式。对于传输聊天工具文件的行为，我们可以禁止登录和使用QQ和微信等聊天工具来传输这些聊天工具的文件。

2.文档安全问题：
通过网管家的文件安全功能，可以保护重要文件被修改，适用于各种设计图纸，办公文件，源代码等等。在员工的电脑正常启动之后对于电脑上的文件进行自动加密/修改/保存的及时保存，从而有效防止员工恶意删除文件的行为，有效保护重要数据和文件的安全性，并加强网络安全管理。

3.U盘管理：
我们可以根据本地审计功能来辅助U盘管理，具体的操作步骤就是在策略内容中开启文件操作审计、开启USB存储使用审计和开启USB文件操作审计等等，通过开启策略内容中的相关功能来保障电脑数据的安全性，企业可根据自身情况酌情进行设置。
 

4.文件操作审计：
比如说在上班期间我们不清楚员工操作了哪些文件，或者说在操作的文件中，是否有利于公司文件的安全，我们可以在本地审计中开启文件操作审计，来查看电脑文档的安全问题。

5.流量管理：
文件泄露的主要途径就是网络，我们可以对公司的网络进行设置，比如我们先禁用掉所有的网络访问，然后根据公司或者部门之间使用网络的范围，开启工作内必须要使用的网络地址，通过这种方法不仅能够降低文件泄露的风险性，还能自一定程度上提高员工的工作效率。

总之，可以实现禁止文件外发或保护文件不被泄漏，但是公司还应加强安全意识，通过保密协议规范员工的行为，并提高安全意识。

在数字化发展的时代，数据安全问题重于泰山，尤其是现在企业的发展和运营与互联网息息相关，越来越多的电子文档替代纸质文档的形式存储、发送，电子文档的交流体现在企业各个应用环节，但由于电子文件其特殊性，传输渠道繁多，如果这些核心资产在对外业务往来中出现文件外发泄露的问题，无疑给企业造成巨大的损失。
 

所以建立完善且全面的数据安全防护体系就显得至关重要!

我们详细分析下各类型的泄密途径

1.员工可随意导出业务系统中的资料数据，导致客户信息泄露或被非法贩卖。

2.业务系统使用者，可以通过截图、邮箱外发等方式将数据带走。

3.发给第三方单位的最终效果图没有任何限制，容易遭到对方盗用设计效果图。

4.外出或在家办公时，脱离企业内网环境下的文档安全无法管控。
 

网管家加密软件充分考虑外发文档的易扩散特性，提供专业可靠的数据安全解决方案。

1. 文件加密

智能识别敏感内容文件，自动审核和过滤，当员工编辑的文件中包含敏感信息时才进行加密。智能化判断，提高办公效率。同时，通过设置外发文档的身份认证、访问权限来防止外发文件的窃取和滥用。

2. 行为操作记录

完整记录用户行为，包括文件操作记录、程序使用日志、USB外发日志和上传下载日志，支持日志检索和审计追溯。当出现泄密事件时，可通过审批日志以及屏幕追踪，定位事件责任人。

3. 规范化管理

当加密文件外发给第三方人员时，需要通过管理端进行审批，才能将加密文件进行解密外发。系统支持自定义审批流程，进行申请离线、申请解密、申请打印外发、申请直接外发等。审批方式多样化，审批员可以在客户端、WEB端以及手机端进行审批，也可以通过验证码进行审批，大大提高了办公效率。

4.内网安全

通过管理人员给予其有限的离线授权，允许外出继续使用加密文档，文档仍能保持加密状态，不影响正常办公。同时，终端电脑生成的文件都将自动加密，记录用户离线期间的操作行为。