如何限制外发的文件不被二次传播 ( 文件加密后如何安全发给外部单位？3个文件外发加密妙招分享！)

在企业日常办公中，经常需要将设计图纸、项目方案、报价单等重要文件发送给客户、供应商或合作伙伴。

然而，一旦文件外泄，就可能带来技术被抄袭、商业机密曝光、合同谈判被动等严重后果。

很多企业已经对内部文件进行了加密保护，但如何在确保安全的前提下，把加密文件顺利交给外部单位，却成了一个难题。

发得太严，影响协作效率；发得太松，又怕“一去不回”。

这篇文章小编分享3个实用又安全的文件外发加密方法，助力企业轻松应对文件外发风险。

一、使用专业加密软件：

对于频繁与外部单位协作的企业来说，最稳妥的方式是借助专业的数据防泄漏软件。

安企神软件是一款专为企业文件外发设计的安全管理工具，广泛应用于制造、研发、建筑设计等行业，能精准控制加密文件的使用权限，真正做到“可控外发”。

以下是软件在文件外发过程中的五大核心功能：

1. 外发审批流程：层层把关，防止随意发送

企业可设置多级审批机制。员工需提交外发申请，注明文件用途、接收方、有效期等信息，经主管或IT部门审核通过后方可外发。

所有记录自动存档，便于后续审计。

同时它支持将加密文件打包为“安全外发包”，并自定义使用权限。

2. 动态水印追踪：泄露可追责

在生成外发文件时，系统可自动添加包含接收人姓名、部门、IP地址、时间的动态水印。

一旦文件被拍照或截图外传，企业可通过水印快速锁定泄露源头，起到震慑和追责作用。

3. 外发日志审计：谁发了什么一清二楚

系统完整记录每一次文件外发的操作日志，包括操作人、文件名、接收方、外发方式（邮件/U盘）、审批人、时间等信息。管理员可随时查看，确保外发行为全程留痕、责任可查。

二、U盘物理传递+文件自毁：适合高保密场景

对于涉及核心技术或军工项目的高敏感文件，网络传输始终存在被截获的风险。此时，采用物理方式传递更为可靠。

具体做法：

将加密文件存储在专用加密U盘中，通过专人递送或机要邮寄方式交给对方。接收方在指定电脑上读取文件后，执行“自毁程序”或由发送方远程触发清除指令，确保文件不留存。

三、打印纸质文件+编号管理：传统但有效

在某些不便于电子传输的场合，如现场评审、会议讨论等，打印纸质文件仍是常见做法。虽然看似“老派”，但只要管理得当，依然安全可靠。

建议做法：所有外发纸质文件统一编号，并加盖“机密”“限阅”等印章。每份文件登记领取人、单位、用途和归还时间。会后及时回收销毁，无法回收的则要求对方签署保密协议。

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编辑：乔乔

     文件外发加密软件对外发文件数量有限制吗？一次性可以外发多少个加密过的电子文件？外发文件夹可以吗？外发压缩文件夹可以吗？    

     文件加密后，经常要与第三方合作伙伴进行交互，这就会涉及到已被加密的文件需要解密为明文或仍然以加密状态发送给第三方公司，经常会遇到有多个加密文件，甚至很多个加密文件需要同一时间同时发送给同一个第三方公司使用，那么就会涉及到同一次外发加密过后的文件给第三方公司时，一次性能发多少个加密文件给第三方合作伙伴？对外发文件的数量有没有限制？对外发文件的大小或总容量大小有没有限制？

     目前安企神文件加密软件针对外发的加密文件的数量可以自定义，可以对外发文件的数量有限制，也可以不限制，具体要根据有加密软件需求的企业自身的企业管理需要来进行设置。另外，安企神文件加密软件针对外发文件的大小也可以自定义，通过自定义来设定同一个外发申请允许外发单个文件的大小进行设定和控制，或针对单次外发申请涉及的所有的外发文件的容量总大小进行设定控制，从而实现对加密文件的外发安全管理控制，对外发文件安全管理实现另一种管控措施。

     随着企业数据安全保护意识加强，许多企业部署了数据安全防护系统将企业数据加密防护，加密后的各类数据资料，在未经许可和未解密的情况下，脱离安全环境是无法正常使用。而由于企业很多员工因业务需要，需要将解密的数据文件发往外部合作方，这些被外发的数据文件的安全性往往不能得到有效控制。公司经营的文件外发加密软件安全管控，实现外发权限管控，有效防止员工的随意外泄和恶意泄密风险。

    员工将企业内部文件外发时，存在以下安全风险&威胁挑战等问题：

   1. 文件被任意外泄和扩散：员工在获取内部核心机密文件后，员工安全意识淡薄，若机密核心文件不需要经过系统授权就可以随意对外发送和扩散文件的话，就特别容易导致泄密事件的发生。

   2. 外发权限过大：部分用户外发权限过大，没有对用户外发权限做分级管理，如：核心人员的文件自己有权限解密或只经过简单的审批就能把文件外发出去，从而造成核心机密文件的泄密。

  3. 二次泄密：在和上下游供应链进行文件交流时，内部核心机密文件外发给客户后，客户环境却不受管控（客户电脑环境未有安全保护措施或客户方恶意泄密我方的文件），对内部机密核心文件造成二次泄密。

   4. 泄密无法审计溯源：文件外发后没有文件被外发的日志记录，从而无法得知数据的使用情况，无法查到是谁去外发了这个核心机密数据文件，导致当泄密事件发生时，无法查询追溯记录。

      安企神文件外发加密软件的加密软件解决方案及应用效果：

      安企神经营的文件外发加密软件能为用户提供文件外发安全管控，满足各种不同应用场景的文件外发需求，能有效杜绝文件外发过程中的核心机密数据泄密风险，对外发文件提供安全保护。

  1. 外发解密审批：用户给上下游供应链的客户发送文件时，需对文件进行解密后，客户才能正常使用。文件对外发送时，可以对外发文件进行严格审批，防止重要资料外泄。

  2. 外发等级设置：用户可以根据自身不同的等级设置外发策略。对于特别重要的文档，多级审批可有效保证审批的严格性。用户在客户端选择本地的加密文件，右键选择外发申请来进行文件外发操作，可以实现不同等级的审批以及多种形式的文件外发效果。审批人可以通过外发审批，了解目前是否有需要审批的申请信息，审批人在开会或出差途中可在移动端进行审批。

  3. 外发权限管控：文件解密发送给上下游供应链的客户后，客户的环境不受管控（客户环境未有安全保护或客户方恶意泄密）。为防止外发给客户的文件造成二次泄密，可以根据需要对外发文件进行不同权限的安全管控，控制外发文件的编辑权限、使用时间、使用次数、打印权限、甚至可以有针对性的对硬件进行绑定等。

  4. 外发行为审计：通过文件外发加密软件系统解密文件或制作外发文件后，外发文件加密软件安装服务器上会记录所有的申请记录、审批记录，包括申请人、审批人、申请时间、审批时间、申请理由、审批意见、文件外发的接收单位、申请文件的权限、申请解密的文件名、申请解密的文件的大小等所有相关信息，同时文件外发加密软件安装服务器上还将备份所有的被外发的文件，供管理人员审核、比对，以避免冒名、改名等违规的文件外发造成泄密的行为。

     安企神文件外发安全管控适用于制造业、设计院、金融、教育、医疗、军工等全行业用户对上下游供应链进行文件交流等情况下的外发文件管控需求，极大地提升了用户数据的安全系数。如果您想进一下的了解更详细的关于外发文件加密软件的相关产品功能或解决方案，欢迎访问官网咨询我们的在线客服人员喔。

     信息时代，企业之间的核心竞争归根结底就是技术实力的竞争，那么核心技术资料和研发专利等技术的保护就成了企业知识产权保护的重要工作。由于业务的原因，企业总会碰到需要将一些重要的图文档解密后发给第三方的协同厂商，所以企业在这种场景下就对这些机密数据失去了控制，就存在二次泄密和三次泄密的可能，因为第三方的协同厂商可能不受企业的控制，所以就无法按企业的要求进行住处安全的保护了。因此，如何确保机密数据在企业外发后依然可以处于安全控制状态，是企业所必需解决的数据安全管理问题。

     在图文档的整个生命周期中，企业逐渐认识到生产和归档阶段电子文档保密的重要性，企业也都积极采取了措施进行防护，但往往忽略了电子文档对外分发所造成的泄密。

      文件分发，最易被忽视的商业机密泄露。文件加密软件的布署，可能会形同虚设。

     企业忽略的泄密方式分为以下几种：

1、企业内部：因为部分图文档资料需要解密发给协同的上下游厂商，一旦解密，员工就可以使用U盘、发邮件等方式将已经解密的图文档资料转移，造成泄密；

2、企业外部：由于发给协同的上下游厂商理图文档资料已经解密，图文档资料到他们手里已经不受任何控制，这样就存在巨大的泄密风险。同时，随着企业文档安全系统的应用深入，为了进一步提高企业信息的安全性，内外网分离也已经越来越多的在企业进行应用。

   通过网闸等系统实现内外网分离后，企业会面对一系列新的问题，包括但不仅限于以下问题：

1、内外网分离后的网络架构拓扑图和文档加密解密系统如何兼容？

2、内外网隔离后，内外网之间的文件如何实现有效的交流？

3、如何根据规则或权限实现内网文件自动外传到外网指定路径？

   那么安企神信息科技有限公司经销的文件外发管理系统结合了广泛的用户需求，以及自身技术和产品的优势，为更好地帮助企业对外发文件进行有效地安全管理和控制，实现企业间的安全协同。文件外发管理系统采用了强大的加密引擎，高强度的加密算法，充分保证了密文方式解密的文件的安全性，有效防止文件因二次传播导致的泄密。

   公司进一步结合用户的需求，开发了用于内网文件解密审批、内外网文件转储控制的产品--内外网文件安全交换平台。

   内外网文件安全交换平台可以帮助用户解决以下问题：

1、提高管理效率简化解密流程。申请解密表单与需解密文件绑定，通过业务管理人员审批，文档解密动作在外发服务器上完成，大大降低了在客户端解密的风险，同时也避免了手工解密的繁琐过程。

2、防止企业内部合法解密的文件二次泄密。机密文件通过文件外发系统进行“密文解密”后，文件仍然处于加密状态，内部人员获取后，通过任何通讯工具、存储设备带出企业文件仍然是加密状态，文件只对外协单位有效。

3、防止外协单位对机密文件二次泄密。发给外协单位的机密文件都给予了时间、次数等控制，不同的外协单位获取文件后必须通过各自特定的外发浏览插件打开外发文件，而且文件受到严格的权限控制，很好的阻止了文件从外协单位泄密。

4、实现内网大文件到外网的自动转储，小文件的邮件自动发送。可以实现文件在企业内部的快速流转。

5、可实现用户对文件权限的自主设置。

6、大数据量的文件上传、文件处理的负载均衡。

  企业核心信息资产电脑数据文件需要加密保护，很多企业逐渐认识到要导入文件加密软件系统进行保护，但大部份企业只考虑到要让企业的内部（企业局域网内）的电脑进行加密保护，而常会忽略掉企业外部的环境（第三方：诸如企业的客户和供应商这一块的信息安全控制）也需要进行加密保护，否则易造成二次泄密或三次泄密的情况发生。接下来我将为大家介绍一下安企神文件加密软件中的文件外发功能中，如何防止企业的电脑数据文件发生二次泄密或三次泄密的可能：

通常情况下我们可以通过布署文件加密软件的同时，布署好文件外发加密策略来。安企神加密软件管理系统内置有五个外发等级以供客户按需选择：

1.本地制作外发文件，不上传任何外发记录（方便，但安全性和可追溯性差）；

2.本地制作外发，上传制作记录（方便，有可追溯性，但安全性差）；

3.本地制作外发，上传外发文件和记录（方便，有可追溯性，安全性较好）；

4.后台制作外发，上传申请记录；

5.上传申请记录，后台制作外发并发送邮件。

以下是安企神文件加密软件管理后台设置的可供选择的几种文件外发的加密策略，请客户自行参考：

因企业内部的受控文件都是被加密过的，所以外发给第三方的加密文件需要经过解密措施处理后才能使第三方公司的用户正常阅读，所以要对加密文件进行文件外发解密处理措施，一般可以对外发的文件进行以下控制处理；

1、 外发文件的使用天数控制；

2、 外发文件的使用次数控制；

3、 外发文件的打印权限控制；

4、 外发文件的拷贝权限控制；

5、 还可以依据工作流程配置外发审批流程。

   好了，通过以上的各种介绍，相信您对我们公司的文件加密软件的文件外发功能会有所了解了。安企神公司主要经营加密软件，文件加密软件，文档加密软件等数据安全类的软件和硬件产品为主，同时提供信息安全领域的相关安全解决方案，是一家信息安全领域的方案提供商和服务商。安企神公司是企业购买加密软件，文件加密软件，文档加密软件产品的首选合作伙伴。 

   公司的产品线完整，覆盖了加密软件，文件加密软件，信息安全领域类解决方案的全过程，包括：文档加密软件，智能防护墙，加密U盘软件，保密复印机，保密打印机以及保密笔记本电脑等产品和方案。更多详情请拨打企业服务热线电话： 4000-990-376进行咨询。