企业打印机管理 (怎么知道文件是不是被打印过？手把手教你调取留痕审计底单！)

一份核心设计方案在电脑上安安静静地躺着，但三天后竞品公司却拿出了几乎一模一样的产品方案。你翻遍系统自带日志，发现打印记录早已被清空；你想追问是谁经手打印的，涉事员工却已经离职。这不是电影桥段，而是不少企业真实经历过的泄密场景。那么，怎么知道文件是不是被打印过？答案就在于建立一套完整的打印留痕与审计体系。

一、打印需要申请，涉密输出从“事后查”变成“事前审”
很多企业的打印管理是“放养式”的，谁想打就打，打什么、打多少份，管理者一概不知。等到出了问题再去翻记录，往往为时已晚。安企神软件的打印申请审批机制，将无序的自由打印转化为规范化流程。员工发起打印任务时，系统自动弹出申请窗口，要求填写打印用途、文件内容和审批流程。管理员在后台一键审批或驳回，审批通过后方可执行打印。

二、打印文件日志，每一份输出都有完整的“电子底片”
审批管的是“能不能打”，日志解决的是“打了什么、谁打的、打了多少”。这是回答“怎么知道文件是不是被打印过”最直接的答案。安企神软件自动记录每一次打印任务的完整数据，信息颗粒度远超操作系统自带日志。

三、打印水印，纸质文件外流也能精准锁定责任人
日志记录的是“电子痕迹”，但纸质文件一旦被带出公司，电子记录就鞭长莫及了。这时候需要给每一张打印纸打上“身份标签”。
安企神软件支持四种打印水印类型：文字水印可嵌入员工姓名、工号、部门等信息；图片水印适合放置企业Logo；点阵水印以九宫格阵列形式呈现，适合做隐蔽溯源；二维码水印则能承载更多信息量，扫码即可读取打印人、打印时间等关键数据。
系统可自动将员工姓名、工号、设备编号、打印时间等专属信息嵌入水印中，显性水印起到警示震慑作用，隐形水印则在文件外泄后提供精准的溯源依据。

怎么知道文件是不是被打印过？安企神软件将这三项能力集成在同一管理后台，管理员不需要切换多个工具，也不需要手动拼接数据。
如果您正在为纸质文件泄密隐患或打印审计合规要求寻找解决方案，欢迎致电安企神软件官网咨询电话：400-666-2563，扫码免费获取安装包。
小编：小杨

一份刚打印出来的研发底价单，转身夹在文件夹里带出公司大门，整个过程没有留下任何电子痕迹。等企业意识到泄密时，电脑自带的打印日志早已被清空，涉事人员也早已离职。安企神软件建议企业做好以下四点。每一件都不复杂，但缺了任何一件，纸质文件的安全闭环就会有缺口。

一、禁用打印机——从源头切断未经授权的输出通道
不是所有岗位都需要打印权限。前台、实习生、非核心业务部门的终端，日常办公中几乎用不到打印机，但这些电脑一旦连接了打印机，就可能成为泄密的跳板。管理员在后台一键下发策略，即可针对特定人员、特定部门或单台终端关闭打印权限，对应的电脑无法发起任何打印任务。

二、指定打印机打印——把输出通道收窄到可控范围
企业通常配备多台打印机，员工随手选一台就打印，容易导致两个问题：
（1）普通文件滥用彩色打印机，耗材成本失控；
（2）涉密文件经由未经审计的设备输出，事后无从追溯。打印刻录监控与审计系统支持设置打印机白名单，员工终端仅能使用管理员指定的合规设备作业。
系统可以按部门、按打印机类型精准分配权限，研发部只能用研发区那台黑白激光机，财务部只能用财务专用打印机，彩色打印仅开放给设计部门。

三、打印需要申请——涉密文件输出从“事后查”变成“事前审”
研发底价单、客户合同、财务明细，这些文件的打印不应该由员工单方面决定。启用打印申请审批机制后，员工发起打印任务时，系统自动弹出申请窗口，要求填写打印用途、选择审批流程。
四、打印文件日志——每一次输出都有完整的“电子底片”
前面的三件事都是“堵”，这件事是“查”。打印刻录监控与审计系统自动记录每一次打印任务的完整数据，信息颗粒度远超操作系统自带日志。所有记录不可篡改、集中存储，管理员在后台按时间、用户、文件名、打印机名称等多维度筛选，几秒钟就能定位到具体是谁、在什么时间、用哪台机器、打了什么文件、打了多少份。

安企神软件的打印刻录监控与审计系统将禁用管控、指定设备、申请审批、全量日志四项能力集成在同一管理后台，管理员不需要切换多个工具，也不需要手动拼接数据。
如果您的企业正在为纸质文件泄密隐患、打印成本失控或审计合规要求寻找解决方案，可以直接联系安企神软件获取详细方案与试用部署指导。官网咨询电话：400-666-2563，扫码免费获取安装包。
小编：小杨

前不久一公司财务室的一台打印机被人频繁使用，后来查账才发现有人偷偷打印了内部报表。可因为没有任何记录，根本锁定不了是谁干的，最后不了了之。这种事其实不少见，问题就出在打印环节没人管。

那打印行为审计方法有哪些？别慌，咱们来分享IT大佬推荐的一款实用工具——安企神软件，审计一步到位！

‌一、每次打印都有详细记录可查‌

用了它之后，所有打印行为都会被自动记录。什么程序发起的打印、文件名称是什么、连接的哪台打印机、打印了多少份多少页、消耗了多少纸，甚至包括附件下载后打印的情况，全都写得清清楚楚。管理者打开后台就能看到完整日志，谁在什么时间打了什么，一目了然，再也不怕事后查不到。

‌二、文件打印自带专属标记‌

它还支持给打印出来的文件加上水印，不管是图片、文字、点阵还是二维码都可以。这些水印会直接印在纸上，不容易被去除。有了这个标记，打印出来的文件不管被谁拿到，都能看出来是从公司出去的。对企业来说，这是一道很实用的防护线，简单又有效。

‌三、打印机密文件会触发告警通知‌

当员工打印了被设定为敏感的文件内容时，它会马上发出告警，通知管理员注意。不需要人一直盯着，系统自己就能识别并提醒。比如合同、报价、人事资料这些重要文件，一旦被打印就会被抓到，管理者可以及时介入，避免信息流出去造成损失。

‌四、不想让用的打印机直接停掉‌

它还允许管理员远程把某些打印机的使用权限关掉。不需要跑到打印机旁边操作，在软件后台就能完成。对于不该使用打印功能的岗位，比如前台、实习生，直接禁用就行。这样既避免了误操作，也减少了不必要的打印浪费，管理效率提升不少。

‌五、想打印得先走审批流程‌

它还支持打印申请功能，员工要打印文件必须先在系统里提交申请，经过负责人批准后才能执行。这相当于给每一次打印都加了一道关卡，特别适合管理比较严格的公司。重要文件走审批，普通文件也有记录，整个打印流程就规范起来了。

管理不是处处设防，而是让一切有章可循。安企神软件把繁琐的打印管控化作了几个简单的开关，让企业在保护信息安全的同时，依然保持着高效顺畅的日常运转。

 不仅方便员工工作，还方便了公司审查，是双赢的策略。

责编：小雨

很多企业都有这样的困扰：月底一算账，打印耗材费用高得吓人，

却不知道是谁在大量打印；或者一份机密文件刚打印出来就不翼而飞，

查了半天也找不到责任人。打印机作为企业最常用的办公设备之一，管理起来却常常被忽视。

其实，企业打印机管理方法有哪些？说白了就是两件事——管住人和管住设备。

管住人，让该打的人能打、不该打的人打不了；管住设备，让每一次打印都有记录、可追溯。

今天就用大白话给大家讲讲安企神软件提供的5个实用的打印机管理方法，帮你彻底解决打印乱象。

一、禁用打印机——从源头切断打印通道

有些部门或者有些员工，日常工作根本不需要用到打印机，但打印机就摆在旁边，

难免有人顺手打点私人的东西。更严重的是，如果机密文件被偷偷打印带走，后果不堪设想。

安企神软件的“禁用打印机”功能可以很好地解决这个问题。

被禁用的员工电脑连打印按钮都是失效的，想打也打不了。

这个功能特别适合那些压根不需要打印的岗位，比如开发部、运营部等。

从源头上切断打印通道，既杜绝了泄密风险，也避免了耗材浪费。

二、指定打印机打印——只让用合规的打印机

很多公司不止一台打印机——会议室旁边的高速机、财务室的小型机、设计区的绘图仪。

不同部门、不同文件，应该用不同的打印机。

但如果没有管控，员工可能随便选一台就打了，该走专用设备的走了普通设备，安全隐患很大。

安企神软件的做法是设置“打印机白名单”。

在禁止打印的状态下，勾选〖允许使用下列打印机〗，

然后点击右侧加号，在列表里勾选允许使用的打印机。

设置完成后，员工只能使用管理员指定的那几台打印机，其他打印机统统用不了。

这样一来，普通文档走普通打印机，核心图纸只能走专人管理的绘图仪。

即使员工把文件发送到了未授权的打印机，任务也会被自动取消。

三、打印需要申请——事先审批，拦截风险

有时候员工确实需要打印，但打印的内容比较敏感，或者打印量特别大。

这种情况下，直接禁止不合理，放任不管又不放心。最好的办法就是——想打印？先申请。

审批流程可以自定义设置，

支持严格审批（需要所有审批人同意）和简单审批（任一审批人同意即可）两种模式。

审批通过后员工才能打印，没通过就打不了。这个机制特别适合管控敏感文件的打印输出。

四、打印文件日志——每一次打印都有据可查

打印机管理最怕的就是出了问题查不到人。

谁打的？打的什么文件？打了多少页？用哪台打印机打的？这些信息如果不记录，出了事就是一笔糊涂账。

安企神软件的“打印审计”功能可以自动记录每一次打印行为。

有了这些日志，一旦发现敏感文件被大量打印，管理员能第一时间定位到人和设备。

谁在什么时间、用什么软件、打了什么文件、打了多少页，一目了然。

五、打印水印——泄露了也能找到人

前面四招都是“防”，但万一文件还是被带出去了怎么办？

打印水印就是最后一道防线——让每一张打印纸都带着“身份证” 。

安企神软件支持在打印文件上添加水印，水印类型非常丰富，

包括文字水印、图片水印、二维码水印和点阵水印。

水印内容可以包含打印人姓名、工号、打印时间、电脑IP地址、公司名称等信息。

结语

这五招环环相扣，从“能不能打”、“用哪台打”、“要不要批”到“打了什么”、

“泄露了找谁”，形成了一套完整的企业打印机管理体系。

安企神软件把这五个功能整合在一起，让企业打印机管理从“睁一只眼闭一只眼”变成了“清清楚楚、明明白白”。

小编：小杨

如何通过数据防泄漏软件防止打印泄密

数据安全保护覆盖我们办公生活的方方面面，任何有可能与外界进行交互的通讯方式。

都有可能导致核心数据被泄露，影响信息安全。打印泄密是指的企业内部数据通过打印的方式，被有意、恶意带走进行传播导致的泄密，我们常见的泄密途径比如聊天中泄露敏感内容、U盘泄密等，这类的泄密行为相对容易管控，打印泄密方面相对不容易管控，主要在于一般的打印机设置在公共场合很难追踪责任人。不过，应对打印泄密，终端安全管理软件有一套专属的解决方案。

日常信息安全管理中被忽视的打印行为，也很容易成为企业发生数据泄露事件的“重灾区”，那么如何防范打印泄密呢，为企业提供以下解决方案。

打印机使用权限管控

出于对敏感数据进行安全保护的考虑，对日常工作交付不需要使用借助打印机的员工，可通过限制其使用打印机的行为，禁止无关部门使用打印机不仅可以节能降耗，更能够防范打印泄密。

打印审计

日常工作交付需要借助打印的部分，可以通过审计各员工的打印行为，打印审计可以详细记录打印时间、标题、人员或者对当前的打印行为形成快照，以图片的形式直接展现当前的打印界面。当员工发生泄密行为时，我们也可以根据时间、泄密人，准确的获取到打印的相关内容。

打印水印

打印水印是指的在员工的电脑屏幕上悬浮我们设定的文字信息，比如登录账号名称、IP地址、机器名等，一旦企业数据通过纸质方式泄密，我们可以第一时间通过打印水印中的信息准确追踪到具体的泄密者。并且设置打印的同时，可以对员工有意向进行的打印泄密的动作起到震慑作用。

通过以上解决方式，可以有效防范员工的打印泄密行为，如果有其他方面的数据安全需求，可联系官网与我们取得联系。