企业电子文档管理有哪些方法？

2024-11-18

本文摘要：互联网飞速的同时，随之而来的是一系列信息安全问题，对信息安全防护意识的缺失导致机密信息的泄露，安全漏洞信息保护能力匮乏让不少企业都栽了跟头。找到了问题的所在，事情就解决了一大半。本文针对电子文档管理问题给出的一点建议：一、加强企业电子文档的收集与整理工作对于电子文档管理来讲，收集工作是最基本的。电子文档的特性不同于以往的纸质文件，在收集的范围、渠道、方法上都与纸质文件存在着差异。比如草稿...

企业电子文档管理有哪些方法？

　　互联网飞速的同时，随之而来的是一系列信息安全问题，对信息安全防护意识的缺失导致机密信息的泄露，安全漏洞信息保护能力匮乏让不少企业都栽了跟头。找到了问题的所在，事情就解决了一大半。

　　本文针对电子文档管理问题给出的一点建议：

　　一、加强企业电子文档的收集与整理工作

　　对于电子文档管理来讲，收集工作是最基本的。电子文档的特性不同于以往的纸质文件，在收集的范围、渠道、方法上都与纸质文件存在着差异。比如草稿文件，由于其不具备正式文件的功能，并且不易保存，所以在一般的情况下是不进行保留的。而电子文档相对于纸质文件相关的一些草稿文件进行收集、整理和保存。

　　二、加强电子文档的归档工作

　　电子文档的归档管理工作，注意电子文档的归档时间，一般以一个年度为一个周期和时限保存，将电子文档的最终成稿刻录到光盘等存储介质上，以便日后进行反复查阅和试用。对于网络环境下生成的大量的业务电子文档，宜采用备份的方法，在网络上进行，但不宜将备份文件和原电子文档存放在同一台网络服务器上。

　　三、加强电子文档的辨别、审核工作

　　电子公文与相同内容的纸质公文具有相同的法律效力。因此，要制定详细的工作制度，加强对电子文档的定期核对、辨别和审核工作。主要是审核电子文档的内容是否完整，文档形成的过程是否合规，是否符合归档和存储的要求等。

　　四、加强计算机设备的软硬件管理。

　　做好电子文档的管理工作，加强计算机设备的软硬件管理也是重要一环。例如，创新电子文档的存储手段，为档案管理部门配备必要的计算机设备，且尽量采用光盘刻录的保存方式，而且要确保是“双重备份”。还要定期对计算机的安全漏洞进行维护，及时升级杀毒软件。另外，计算机硬件设备也要达到一定的环境要求，温度要保持在18~20度之间，相对湿度要达到35%~40%之间，不断加强防磁设备的完善和维护工作，从而保证电子文档信息数据的安全和稳定。

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