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制造型中小企业会产生大量的以CAD文件为核心的图文档，包括3D图纸、2D图纸、word、excel、pdf、图片等，这些文件会经过不同人员的反复更改，以及不同部门之间的数据互通，文件越来越多、越来越复杂，最终给企业人员找文件、发文件、改文件的过程都带来了极大的困扰，甚至在使用过程中发生文件版本错误而给企业带来损失。因此，越来越多的企业通过PLM系统来管理图纸文档数据，提升各环节各使用部门之间的文档流转效率和准确性。
对纳入PLM管理的图文档数据，并不是说直接放入PLM系统就能够管理好，还应该制定严格的创建、使用和流转规范，才能够保证企业的图文档数据获得长期、稳定的高效管控，必须从以下方面来考虑：
1、分类规范
企业的图文档需要进行分类，对不同类型的文档制定规范内容，同时需要定义好不同类型文档的检索规范。
2、文档内容规范
不同类型的文档在编制过程中，需要制定内容的规范要求，实现企业内部的无障碍沟通。
3、编码规范
文档编号是文档的重要标识，通过不同分类建立编码规则，保证文档的唯一性。
4、文档命名规范
文件命名规范，一方面是文档内容的简化表述，一方面可便于实现内容沟通和检索需求。
5、管理目录规范
文档纳入PLM系统前，需要制定管理目录，从通用性、可扩展性、便利性等方面，制定文档的管理目录体系，使文档在系统中有序管理。
6、版本规范
PLM对文档管理的有“检入”和“检出”两个非常重要的操作，通过其产生新的版本，定义好版本的产生规则，有助于文档的历史更改追溯。
7、协同过程规范
在PLM中应制定文档从创建、审核、发布、变更换版、废弃的一系列过程，这一过程在PLM中称为文档的“生命周期管理”。
8、安全控制规范
对PLM系统文档制定权限管控机制，以及文档数据的备份机制，从而保证企业数据的完整性和安全。
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