加密软件离线脱机策略应对员工出差防泄密

2022-07-28

企业导入了文件加密软件后，针对员工出差做售后服务或领导到异地开会或异地参加展会时，如何确保能正常使用已被加密的电脑文档呢？如果公司安装文件加密软件的服务器出现故障了，安装了文件加密软件的员工客户端电脑会不会影响日常工作？如果公司的局域网发生了中断或网络故障，员工安装了加密软件客户端的电脑无法跟安装加密软件的服务器进行通讯时，员工安装了文件加密软件的电脑还能继续正常工作吗？

以上这些疑问归结起来就是需要一个文件加密软件的离线策略，有的加密软件也叫脱机功能。文件加密软件离线脱机功能可根据要求限制电脑中加密文件的使用时间，如：携带笔记本电脑外出办公，则可以设定离线策略，在一定时间内（或必须插入离线USB Key）可以让该电脑脱离文件加密软件网络独立运行，保证加密、解密动作正常，让用户在外地工作无碍，但是在规定时间内必须与服务器通讯联系，如果发生异常情况（比如笔记本被盗），超出了规定时间（或未插入离线USB Key），笔记本电脑上的加密文件连用户自身都无法打开。此时，用户新生成的文件却仍然是加密的。

通过文件加密软件可实时对员工统一配置或对个别用户设置文件加密软件客户端是否能离线工作和允许离线工作的时间长短，一般时间最长为36个月。超出时间后，文件加密软件客户端会则自动失效，这个功能能够有效防止用户盗窃客户端（尤其是笔记本电脑）的方式对加密文件进行窃取。

有些情况下，加密软件客户端离线时间是无法掌控的，例如我们的出差计划为7天，那么通过文件加密软件管理系统针对文件加密客户端设置7天的脱机时间，在7天内正常操作无影响，但因工作需要7天内无法正常返回，那么超过7天后脱机策略就会自动失效，文件加密软件就无法正常进行加密工作，这时文件加密软件提供了脱机时间延长策略，可以制作一个“时间策略包”，由互联网通过邮箱或者即时通讯工具发送到出差人电脑上，运行后即可获得再次授权的时间，保证外出工作的正常进行。

在脱机时间过期时，该计算机将无法打开原有的已被加密文件（老加密文件），但新生产的文件继续加密（新加密文件），新加密文件可进行编辑操作。当该计算机恢复网络加密环境时，新加密文件、老加密文件均可正常打开、编辑。