办公电子文件在当代企业中,是每一家企业重要的数据资产,这些数据文件不可以泄漏,在企业电脑中存在,要有有效的安全防护,所以现在市场上出现了文件防泄密软件,那么对于企业来讲,如何选择一款好用的文件防泄密软件呢?
对于企业而言,对存储在员工办公电脑上的文件,在未施加任何安全措施的情况下,就会造成数据的泄密,数据泄密的方式是也很多的,员工可以随意的带防企业的重要电子文档,这对会对企业的发展有一定的影响,所以企业在保护电子文件上必须采取一定有效的防护的措施,现在大部分企业采用的是透明加密软件,这种加密的方式是对企业中电脑上的重要电子文件进行加密,加密后的电子文件就会得到有效的保护,当然有很多企业管理者认为加密后的文件,在企业内部使用会很麻烦,会影响员工的工作效率。
其实,对于加密过的文件,只能在公司内部用,并且对员工来讲是无感应的,员工在公司内部使用加密文件时无需输入任何密码,无需任何过多的操作步骤,员工在公司内部使用加密文件时与无加密时一样的操作即可,不改变员工的任何操作习惯。
当然如果出现加密后的电子文件带离公司,那么在外面加密后的文件是打不开的或打开是乱码,企业在使用加密文件时,需要外发怎么办?
透明加密对加密后的电子文件需要外发,有多少解密方式。常见的解密方式如下:
在线审批解密
当有员工需要外发文件时,只要将需要解密的文件点右键申请解密,填写相关理由, 则会向审核人(设置好的审批管理员)提出申请并带有此文件附件以备查看;审核人员如果同意则会 向申请端返回一个未加密的文件;反之,则拒绝。
邮件解密
1、通过邮件匹配发件人邮件id或收件人邮件id解密,进行邮件外发解密通过验证发件人或验证收件人的方式,系统匹配到会自动解密发送;反之,其打开的文件都为乱码。
2、通过对发送的带加密文件的邮件进行管理员在线审批,当管理员对所发送的邮件审批通过后,此邮件可解密发送出去。
手机端审批
若审批管理员不在电脑旁边或出差的情况,审批端有 ios 和安卓版本的,可以让管理员通过手机进行解密!
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