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老板：喂，为什么打印纸少了20张？
员工：我不知道！
老板：不知道？我看你电脑上打印了20张文件，名字叫：我儿子的暑假作业。到底怎么回事？
员工：我……我……￣□￣｜｜
为了避免公司打印机被员工私用，或者打印公司机密文件，我们有必要时刻监控打印机的打印记录，甚至禁止无关员工使用。
我找到了几种方法。
1. 通过打印机控制面板查看
首先，最直接的办法就是看看打印机本身。大多数打印机都会有一个小小的显示屏或者至少有一些指示灯和按钮。试着按下“菜单”或者“设置”之类的按钮，看看有没有“打印记录”或者“任务历史”这样的选项。
不过，要注意的是，这个方法可能只适用于支持这种功能的打印机，而且记录可能不会保存太久。
安企神提供了对打印机更精细化的管理。
详细记录终端电脑打印文件的操作，包含文件名、打印机名称、打印页数、时间等。
指定程序使用打印机，如设置指定word、PDF等程序打印。
如果你不想让员工随意使用打印机，还可以设置禁止使用，或只能使用指定的打印机型号。
对打印的纸质文档添加浮水印，泄密后可以通过水印找到泄密者。
3. 在电脑操作系统中查找
Windows系统：
打开“控制面板”（如果你用的是Windows 10或更高版本，可以直接在开始菜单搜索“控制面板”）。
找到“设备和打印机”或者“查看设备和打印机”的选项。
在这里，你会看到所有连接到你电脑的打印机。双击你关心的那个打印机图标。
弹出的窗口中，可能会有一个“查看打印队列”或者“查看正在打印什么”的按钮。点击它，这里会显示当前正在打印或之前打印过的任务列表，但不一定包含详细内容。
macOS系统：
在“系统偏好设置”里找到“打印机与扫描仪”。
选择你想要查看记录的打印机，点击“打开打印队列”。
这里会列出所有等待打印或已完成的打印任务，但和Windows一样，详细的内容可能需要你回忆或者有其他途径获取。
4. 检查网络打印机服务器（如果适用）
如果你是通过网络连接到打印机的，特别是那种企业级的大型打印机，那么很可能会有一个中央服务器管理所有的打印任务。在这种情况下，你可能需要联系你的IT部门或者系统管理员来获取打印记录。
小贴士：
不是所有的打印机和电脑设置都会保存详细的打印内容记录，特别是内容本身，因为这可能涉及到隐私和安全问题。
如果你经常需要查看打印记录，建议定期检查并保存必要的记录，或者使用专门的监控软件来辅助管理。
作者丨安企神团队
法律顾问【河北三和时代律师事务所 申景林】
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