用Word如何批量打印奖状和信封?

2024-10-28

　　批量打印奖状的方法：

　　一、建立奖状模板

　　首先利用Word制作一个奖状模板并保存为“奖状.doc”，将其中班级、姓名、获奖类别先空出，确保打印输出后的格式与奖状纸相符。

　　二、用Excel建立获奖数据库

　　在Excel表格中输入获奖人以及获几等奖等相关信息并保存为“奖状数据.xls”。

　　三、关联数据库与奖状

　　打开“奖状.doc”，依次选择视图→工具栏→邮件合并，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“奖状数据.xls”，打开后选择相应的工作簿，默认为sheetl，并按确定。

　　将鼠标定位到需要插入班组的地方，单击“插入域”，在弹出的对话框中选择“班级”，并按“插入”。同样的方法完成姓名、项目、等第的插入。

　　四、预览并打印

　　选择“查看合并数据”，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的Word文档，这时就可以批量打印了。

　　利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动，只要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能，还可以非常方便地制作和打印成绩单、工资条等。

　　批量打印信封的方法：

　　很多学校在开学之前都要给学生寄录取通知书，考完试后还要给学生寄成绩单，教务处需要打印大量的信封。其实利用Word XP与Excel XP可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。

　　1、准备阶段

　　(1)新建一Excel文件“新生名单”，将新生名单的各项信息导入或直接输入，如：邮政编码、通讯地址、姓名等。

　　(2)新建一Word文件“信封”，调用菜单“工具→信函与邮件→中文信封向导”，打开“信封制作向导”对话框(没有此功能需用Office XP源盘来安装)，根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号(如图所示)。

　　2、调用数据

　　(1)在“信封”文件中，调用菜单“视图→邮件合并”，显示邮件合并工具栏，点击[打开数据源]工具按钮，按提示选择新建的Excel文件“新生名单”，选择sheet1。

　　(2)选择“000000”(代表邮政编码)，点击邮件合并工具栏[插入域]按钮，在对话框中选择插入“邮政编码”，“000000”被“《邮政编码》”所代替。然后进行同样操作，替换“地址”、“姓名”。

　　(3)点击邮件合并工具栏[查看合并数据图标]按钮，会显示“新生名单”中的学生数据。

　　3、打印信封

　　很多学校期末都都要给学生寄成绩通知单，教务处需要打印大量的信封。利用Word XP与Excel XP可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。

　　学习了上面的方法，现在用Word批量打印奖状和信封是不是方便多了。

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