文件外发如何管控？这6步轻松破局！

2024-10-29

在数字化办公日益普及的今天，文件外发已成为企业日常运营中不可或缺的一部分。然而，随着数据泄露事件的频发，如何有效管理文件外发，确保企业信息资产的安全，成为了企业面临的重要挑战。

为此，引入专业的文件外发管控软件，如安企神软件系统，成为许多企业加强信息安全策略的重要举措。

1.机密与权限管理

该系统用高强度加密技术，确保文件在传输和存储过程中的安全。通过设置详细的权限控制，管理员可以决定哪些用户或用户组可以访问特定文件，以及他们可以执行的操作（如查看、编辑、打印）。

2.严格的审批流程

为了防止敏感文件未经授权就被外发，该系统建立了严格的文件外发审批流程。当员工需要外发文件时，必须首先提交审批请求，并说明外发的目的和接收方信息。

3.文件加密与防护

为了保障外发文件在传输过程中的安全性，该系统支持对文件进行加密处理。通过先进的加密算法，系统可以将文件内容转换成密文形式，只有持有正确密钥的接收方才能解密并查看文件内容。

4.实时监控与审计

安企神软件系统具备强大的实时监控与审计功能。系统能够实时记录员工的文件操作行为，包括文件的打开、编辑、复制、粘贴、打印和外发等。同时，系统还会生成详细的日志记录，供管理人员进行审计和追溯。

5.精细化权限控制

为了确保文件外发的安全性，该系统还支持对文件和用户进行精细化的权限控制。企业可以根据需要为不同用户或用户组设置不同的访问权限和操作权限，确保只有经过授权的人员才能访问和操作敏感文件。

6.多渠道管控

除了电子邮件，该系统还覆盖了U盘、即时通讯工具、云存储等文件外发渠道，提供统一的管控平台，减少盲点。

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