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防止公司文件外发是指采取一系列措施和策略，以防止公司的机密文件、敏感信息或重要资料被未经授权的人员外泄或传播出去。防止公司文件外发可以保护公司的商业利益、知识产权和客户隐私。
保护机密信息：公司文件可能包含敏感的商业机密、客户数据、财务信息等重要资料。防止文件外发可以防止这些机密信息落入竞争对手或恶意人士的手中，保护公司的商业利益和声誉。
防止知识产权泄露：公司文件可能包含研发成果、专利信息、商业计划等重要的知识产权。防止文件外发可以防止这些知识产权被盗用或侵权，保护公司的创新成果和竞争优势。
防止内部泄密：除了外部威胁，内部员工也可能存在泄露公司文件的风险。防止文件外发可以限制员工的访问权限和操作权限，减少内部泄密的可能性。
制度方面：
1、建立保密协议：与员工签订保密协议，明确规定员工对公司文件的保密责任和义务。协议可以包括对违反保密协议的处罚措施。
2、培训员工：提供员工培训，教育他们关于保护公司文件的重要性以及如何正确处理和存储文件。培训还可以包括有关外发文件的风险和后果的信息。
技术层面：
通过安企神软件系统实现
1、设立严格的文件访问权限：确保只有授权人员能够访问和编辑公司文件。
2、建立文件外发审批流程：在文件外发之前，要求员工经过审查和批准程序才可外发，否则不可外发。
3、数据丢失防护：监控和阻止未经授权的文件外发行为。本功能可以检测和阻止文件的复制、粘贴、打印和发送等操作。
4、开启文件追踪：使用文件追踪功能来记录和监控文件的使用和移动情况。这样可以及时发现和阻止未经授权的文件外发行为。
5、透明加密：加密后在企业内部正常使用，外发后即为乱码无法使用。
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