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传统以人为基础的电子文档安全管理存在的弊端：
企业的文档安全问题日益凸显。
为了应对日益复杂的安全威胁，电子文档安全管理系统应运而生。
这是一种专为保护电子文件的安全性、完整性和访问控制而设计的软件系统。
它通过一系列的技术手段和管理策略，确保敏感信息不被未经授权的访问、修改或泄露。
以下是电子文档安全管理系统的七大功能详解：
1.加密保护
电子文档安全管理系统对存储的文档和传输中的数据进行加密处理，确保文档内容在传输和存储过程中的机密性。
系统支持多种加密算法，如AES、RSA等，
以安企神系统为例：
加密剪切板和禁止拖拽，防止剪切板泄密。
通过权限管理确保只有授权人员才能查看或编辑文档，防止文档被非法复制或外传。
提供详细的文件操作日志记录功能，便于追溯操作历史。
禁止指定程序的外发，也可以对外发的文件设置打开次数与使用天数，防止文档在未经允许的情况下外发。
2.权限控制
系统能够根据用户的身份和角色，设置不同的访问和操作权限，防止未经授权的访问和篡改。
细粒度的权限设置可以控制用户对文档的查看、编辑、复制、打印、下载等操作，以及设置文档的有效期限。
这有助于确保只有授权人员能够访问和使用文档。
3.审计日志
电子文档安全管理系统能够记录用户对文档的访问、修改和删除等操作行为，便于后续的追溯和审查。
系统自动记录每一次对文档的操作，包括查看、编辑、删除等，保证信息来源的可追溯性。
企业可以根据操作日志，及时发现并处理异常行为，降低数据泄漏风险。
4.流程控制
系统支持在线完成业务流程审批，实现文档的自动化流转，提高工作效率。
在文档进行修改、发布或归档时，系统会自动触发相应的流程，并确保文档的合规性和准确性。
5.水印与追踪
在文档上添加可变水印，记录用户信息和访问时间，一旦文档外泄，可通过水印追溯源头。
同时，系统跟踪文档的使用情况，包括谁何时查看、修改了文档等，这有助于及时发现和处理安全风险。
6.文档生命周期管理
从文档创建、审批、分发到归档或销毁的全生命周期进行管理，确保每个阶段的合规性和安全性。
这有助于企业高效管理和保护电子文档，防止数据丢失和泄露。
7.备份与灾难恢复
系统支持定期自动备份文档，确保在遭遇系统故障、自然灾害等情况时能迅速恢复数据，保障业务连续性。
在数据遭受恶意攻击、系统故障等意外情况下，系统能够迅速恢复数据，为企业提供强有力的后盾。
综上所述，电子文档安全管理系统是现代企业管理不可或缺的工具。
它通过一系列强大的功能，帮助企业提升文档安全性和管理效率，降低风险和损失，确保企业在处理电子文档时符合法律法规的规定。
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