Word邮件合并实例:批量制作有照片的工作证

2024-10-31

Word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则Word邮件合并应用实例，制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。
素材的准备
这里的素材主要是每个职工的照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“E：/职工信息”。
建立职工信息数据库
使用Excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“E://职工信息//001.jpg”，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图 1所示。

Word邮件合并实例:批量制作有照片的工作证(图1)

图1
创建工作证模版
启动Word 2003，现在先建立一个主文档，设计排版出如图2所示的一个表格来，这里你可以把边框设置为“无”，这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。

Word邮件合并实例:批量制作有照片的工作证(图2)

图2
添加域
步骤1选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。
步骤2点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标)，弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”，如图3所示。点击“确定”按钮返回主文档。

Word邮件合并实例:批量制作有照片的工作证(图3)

图3
步骤3将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标)，弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图 4所示。点击“关闭”按钮返回到主文档。

Word邮件合并实例:批量制作有照片的工作证(图4)

图4
步骤4以相同的方法，将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。
步骤5将光标定位于“××中学工作证”右下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照片。按“Ctrl F9”来插入域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"”(不含外边引号)，注意其中的大括号也是按“Ctrl F9”来插入的。
步骤6最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标)，将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”，并重新生成Word文档，至此，“××中学工作证”制作完毕。然后直接打印就行了。
小提示：如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，没关系，你可以按“Ctrl A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。还不行，你只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。