把当前的WORD文档格式应用在其它文档

2024-10-31

一、创建自己的Word模板

下面的操作只是简单地学习创建的方法，而实际中的运用水平如何，还取决于对样式和模板使用经验的积累程度。

1.启动Word，进入程序主界面后，选择菜单“文件→新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“常用”选项卡，选中“空白”项，然后选中“新建”区的“模板”单选框，单击“确定”后创建了一个新的空白模板。

2.接下来，假设要把Word提供的“典雅型报告”模板中的“块引用”和“标题2”样式引用到当前的模板，以创建自己模板。选择菜单“工具→模板和加载项”命令，打开“模板和加载项”对话框，单击“管理器”按钮，出现“管理器”对话框：

3.单击“管理器”对话框右侧“在Normal中(N)”区下方的“关闭文件”按钮，清除标准模板Normal中的样式列表。刚才的“关闭文件”按钮并为“打开文件”按钮，单击“打开文件”按钮，在显示的“打开文件”对话框内中定位至 D:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052文件夹(假设Office安装在D盘)，然后选中“典雅型报告”后，单击“打开”按钮：

小提示：C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates是Word提供模板的保存位置，注意和前面Word用户创建模板的默认保存位置区别。

4.返回“管理器”对话框，可以看到“典雅型报告”模板中的样式均列在右边的列表中，然后选中要引用到自己模板的样式“标题2”，再单击“复制”按钮即可。拖动样式框滚动条，找到“块引用”样式，用同样的方法复制到自己的模板中去。

5.完成操作后单击“关闭”按钮，返回Word编辑窗口，打开“样式和格式”任务窗格，可以看到“标题2”和“块引用”样式，已被引入到自己的模板中：

6.用同样的方法可以引用其它模板或文档中的样式，最后单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中设定好模板的名称，采用默认保存位置，即可完成模板的创建。

7.为了使模板更加完善，大家还可以细心定义其他的细节。

首先，一定不要忘记根据模板的性质，设计合适的样式集合。设计的时候要注意命名规则、不同段落样式的相互关系、格式的统一性等等问题。想了解样式的奥妙，可以试用一下Word提供的“中文报告”等模板，仔细揣摩一下不同样式之间的关系;

其次，用户还可以为模板定义专门的自动图文集，供用户快速插入一些文本和图片。

最后，大家还可以根据自己的实际水平和文档性质，重新定义工具栏按钮。这样，当使用特定模板的时候，Word的外观也会相应地起变化，把编辑此类文档最常用的按钮呈现在最合适的位置。

小提示：直接把DOC文件另存为模板的方法是不可取的，那样做获得的模板会缺少许多功能，如“自动图文集”中的词条不能用等。

二、修改、编辑已有模板

Office XP本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可能并不尽如人意。这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更符合使用者的要求。

选择“文件”→“新建”，再单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口，从中选择一个类别，如“信函和传真”，然后选择 “典雅型信函”，再依次在相应位置填入“公司名称”、“职务”、“姓名”等信息，最后单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，并默认保存在模板文件夹下。以后使用时，只要选择“文件”→“新建”，就能在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了。

下面再修改一下默认页面大小，选择“文件”→“页面设置”，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，再单击“纸张”标签，在其中定义页面的宽度和高度。最后按下窗口左下方的“默认”按钮，此时会出现一个修改默认模板的窗口，按下“是”按钮。

重新启动Word，这时新建的文件已经自动缩进，且页面也窄了许多，说明刚才的设置已经生效了。

小提示：现在网上有很多英文的Word模板文件，大家可以把其中的英文信息改为中文的，再保存成模板，这样就可以更好地为自己所用。