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由于企业的业务需要，有些文件属于公开文件，供第三方人员查看；而部分文件需要严加保密，只有核心人员才有权限访问。如果不使用专业的软件就无法做到这一点，但是在使用文档管理系统之后，可以实现对指定用户分级分类使用文件。那么，在使用文档管理系统的时候应该如何操作呢？
1. 设立不同的分组
文档管理系统里的组，通常被用来建立不同的部门，例如开发部可以单独设立一个名为“开发部”的组，销售部可以单独设立“销售部”，财务部设成“财务部”等等。每个部门都单独设立一个专属自己的组，然后把本部门的员工加入进来，员工把自己部门的文件传到自己部门组里之后，非本部门的员工就无法看到这些文件。如果是需要跨部门施行的项目，使用文档管理系统时，则可以设立项目组，把相关的员工放进这些项目组里，以后传到这个项目组的文件，就只有该项目的组员才能看到，其他员工则看不到这些文件。
2. 设置文件夹权限
如果不想让本组的成员看到某些文件，在使用文档管理系统之时，除了安装上述方法建立项目组别之外，还可以回到“文件管理”界面，对组内的文件夹设置禁止权限打开访问、复制、修改等权限。例如销售部组的“合同”文件夹不能对所有组员公开，就可以将相应员工选中后添加为禁止权限，那么里面上传的合同，不仅其他组别的员工看不到，就连本组没有授权的组员也看不到。
使用文档管理系统后可以对文件进行更好的管理，不过现在各种类型的管理系统众多，不同的系统在使用方法上有些许的区别，所以，要想实现某些文件只对指定用户分级分类使用文件，大家就要先了解文档管理系统功能以及熟悉具体的操作方法。
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