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企业文档是一家公司的发展保障，尤其是现在企业信息泄露经常在企业中发生。对此每个企业都应该做好文件防泄密，一些企业购买数据防泄密软件，来保护文件外发的安全性。那么究竟如何保护文件外发安全?
文件外发在企业间的商业交流合作中是一个非常关键的环节，如果把重要的产品信息和资料外发给竞争对手，可能会给企业带来发展危机，不仅企业利益受损，还使企业的竞争优势荡然无存。确保文件外发的安全，是企业间商业交流合作的可靠保障。
对于设计图纸泄密的事件已经习以为常了，不管是内部泄密还是外发出去之后由第三方合作伙伴泄密，都给企业带来了严重的危害。相对于对内部员工在管理、限制及监督方面的便利，第三方合作伙伴泄密的可能性最不好把握。电子文件一旦脱离企业后就不受控制了，如果管理者能够管理文件的外发和使用权限，就可以帮助企业管理者更好的管理员工了。
而且在当前的需求下，文件外发控制会发挥用武之地。目前市面上的文件防泄密软件就可以做到保护文件安全，限制文件外发、限制U盘拷贝等。比如网管家的文件防泄密功能和上网行为管理功能就能够在很大程度上保护员工电脑数据的安全性。
作为狠多企业都在用的数据防泄密软件有以下功能优势：
1.透明文档加密
能够对企业内所有员工电脑进行文档透明加密，经过透明加密的文件只允许员工在电脑上正常使用，私自外发和拷贝都会使外发出去的文件打开后是乱码的情况;
2.U盘管理
能够禁止所有员工在电脑上使用U盘，还可以通过U盘使用权限设置仅写入、仅读取和允许使用的权限，也可以通过usb存储特殊处理只允许员工在电脑使用特定的U盘;
3.外设管理
可以通过外设管理禁止员工在电脑上随意使用usb接口，可以禁止红外设备、串口设备、无线网卡和便携式存储设备的使用，能够全面管理usb接口外发文件的行为;
4.文档安全
通过文档安全可以做到对文件修改或删除时进行自动备份，还能够设置文档防勒索和限制文件外发途径，比如限制员工通过聊天工具、网页和邮件等形式外发文件，或者是管理者自定义文件外发的类型等。
5.屏幕审计
可以在员工电脑开机后自动进行屏幕录制和屏幕快照的保存，而且在运行过程中不会影响到员工的正常使用，还能够在管理者电脑上以屏幕墙的形式同时查看多个员工电脑的使用，通过屏幕审计的方式了解员工操作，从而更好的保护数据安全。
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