文件外发泄密解决方案

2022-03-02

信息化高速发展的今天，企业的各种数据很多都是以电子文档的形式存储的，而现代企业的运作建立在分工协作的基础上。由此，工作中我们的文件资料经常需要在内部或者外部人员之间流通使用，电子文档易于传播和扩散的特点造成企业核心数据容易泄露给竞争对手，导致企业的核心利益的损失。

文件外发所面临的信息泄露以及安全保护问题都是企业现在面临的问题：

1、现行的操作系统，对企业外发文件没有使用权限的管理机制。致使企业外发文件具备被任意操作的权限，例如复制、剪切、编辑、另存等，方便企业人员在使用外发文件过程中有意或者无意将数据泄露。

2、企业的外发文件即使采取身份认证、使用范围限制和使用权限的控制等手段来保护外发文档的安全，但出差、外出办公等造成笔记本丢失等情况的发生，也会出现文件容易被非法破解而导致数据的泄露。

3、文件在整个外发使用过程中，不同的人员会参与其中，如果不对外发文件的生命周期内进行记录，则很难保证外发文件被安全使用。

该如何保护文件的隐私性？小编有以下几点建议：

1、首先肯定是制度约束，必须和员工签订严格的保密协议、建立相应的企业数据保密制度，同时也需要对员工进行适当的激励。此种方法虽然是老生常谈，但是对企事业单位信息安全来说不可或缺，尤其是签订相应的保密协议和建立相应的保密制度，以及配套相应的奖惩举措，可以在很大程度上威慑员工的上网行为，使得员工至少不会明目张胆地随意泄密单位重要文件的行为。

2、采取相应的具体管理举措，尤其是借助一些技术管理手段来防止数据泄密，保护单位信息安全。在与员工签订相应的保密协议、建立相应的管理制度以及适当的员工激励之外，还需要采取具体、切实有效的技术手段，才有可能真正实现保护电脑文件安全、防止数据泄密的目的。目前，大多数单位都是部署相应的数据防泄密软件、企业防泄密系统来实现的。目前，国内也有很多相关产品，受很多企业管理者青睐的是一款叫安企神的监控软件，这款软件可防止文件从电脑外发/上传，防止移动设备将文件拷贝带走。对此安企神作了双重保险。一是通过文件名，禁止文件从任何方式传播出去，禁止拷贝到共享文件夹；二是通过进程名限制文件外发/上传，比如禁止QQ、网盘等。

防止移动设备将文件拷贝带走，主要就要从USB端口进行限制：禁用USB/U盘、U盘只读、U盘防拷贝。