功能
- 功能简介
- 更多系统
17333467065
17333467065
随着数字化转型的推动，文档管理系统（DMS）已成为企业信息管理的有效途径。它不仅能高效地存放、管理和跟踪文档，而且能提高效率，确保数据安全，推动团队协作。今日，我们将详细分析文档管理系统和主要功能特点，了解如何成为企业信息管理的右臂。
一、什么叫文档管理系统？
文档管理系统是组织、存放、管理和跟踪文档的软件工具。通过电子文件柜的方式，用户根据不同的分类、标签或检索来存储文档，使文档的搜索和访问更加方便快捷。文档管理系统能够有效地解决文档、电子表格、图象或视觉文档，以满足用户对多样化文档管理的需要。
二、文档管理系统的功能特性
1、实时透明加密
采用先进的加密技术即时智能透明地加密一切文档。未经授权许可的加密文档，离去制定环境后无法使用，以确保受控文件的安全。
2、文件备份功能
给予文件备份服务，确保涉密文件的安全。即使出现系统错误或紧急状况，数据也能迅速修复，以确保公司业务的持续性。
3、设置文档等级
依据业务单位的类别，对文档进行多级别的分组管理。确保文档仅在一定范围内应用，防止关键数据泄漏，提升企业信息安全水平。
4、控制用户权限
特定文档能够为不同的用户设定操作权限，包含阅读、编辑、打印、破解和授权。这有助于企业对信息进行精细化管理，确保数据的安全性和完整性。
5、版本管理
用户可跟踪和管理文档的差异版本，保存和编辑历史。如有必要，可恢复到之前的版本，以防止信息丢失或误操作带来的损失。
6、协作与共享
支持多个用户同时协作，分享文档和信息。团队人员能够实时更新文档，提供反馈和评论，从而推动团队协作和交流。
7、审计追踪
记录文档的所有操作历史，包含访问文档的人员、变更和延续时间。这将提高组织清晰度，并确保职工对自己的责任有一个清晰的认知。
8、系统日志审计
提供全面的日志管理功能，记录文档日志、管理日志、打印日志和推送日志。确保文件操作的可溯源，以便于审计和合规检查。
三、文档管理系统的应用场景
文档管理系统被广泛应用于管理、法律、会计、制造业和金融业。比如，企业能够利用该系统管理合同、税收机票、报告等秘密文件，确保文档的安全性完好性，提高效率。法律事务所和会计事务所也可以通过该系统管理顾客合同、账单、报告等秘密文件，简化管理方案，提升服务质量。
四、归纳
凭借强大的功能和灵活的应用场景，文档管理系统已成为企业信息管理的有效途径。它不仅可以帮助企业有效地管理文档，还能够提高效率，确保数据安全，推动团队协作。在未来的数字时代，文档管理系统将继续发挥关键作用，为企业创造更大的价值。
轻松上手！十大远程控制电脑软件推荐
如今，网上办公、异地协助等场景越来越普遍。你有没有碰到过这样的疑惑：在家办公，却发现公司电脑内有秘密文件；父母在家乡碰到电脑问题，但你不能亲身指导和帮助；团队人员分散在各个地区，急缺实时共享屏幕协同工作。一款好用的远程控制软件就能轻松解决各种问题。今日，便给大家推荐十款超实用的远程控制软件，让您可以随便进行远程控制。一...
秒懂！电脑屏幕实时监控软件如何帮助你管理团队
一则新闻引起了人们的密切关注。一家初创公司雄心勃勃地开启了一个关键项目，投入了大量的人力、物力和财力。但是，当项目到期时，发觉进度严重滞后，结论远未达到预估。通过调查，发觉员工在工作时间常常走神，用公司电脑刷小视频，打游戏，处理私人事务，造成工作效率极低。在目前的工作场所，团队协作面临很多考验，如何确保员工的高效工作成...
监控电脑屏幕的软件有哪些？
随着电脑使用的崛起，一些令人堪忧的问题也逐渐浮出水面。你有没有担忧过自己的电脑屏幕在不经意间被别人窥视？或者，你是否需要一个软件来监督孩子或职工的电脑使用，以保证她们远离不良记录？今天，我们来谈谈那些可以监管电脑屏幕的软件，以及它们怎样成为数据世界的守卫者。一、为什么需要电脑屏幕监控软件？电脑屏幕上的数据通常包含了我们...
数据安全小贴士：文件夹加密的简单方法
在这个信息爆炸的时代，我们每天都在与大量数据共处。从工作文件到家庭照片，从学习资料到个人信息，这些数据成为了生活中不可或缺的一部分。可是，你有没有想过，这些数据，特别是存储在电脑中的文件夹，合不合适？根据最新调研，全球每年数据泄漏造成的经济损失做到数千亿美元，数据泄漏已成为黑客入侵的重灾区。那么，怎样保护我们的文件夹免...
移动硬盘如何加密码保护？
在这个信息爆炸的时代，我们每天都在与大量数据共处。从工作文件到家庭照片，从学习资料到个人信息，这些数据成为了生活中不可或缺的一部分。移动硬盘作为我们存储和携带数据的重要手段，其安全性也越来越受到重视。你有没有想过，你的移动硬盘无意间可能成为了数据泄露的“多发区”？近些年，随着网络安全事件的高发，数据泄漏风险也不断攀升。...
